Implementatiemanager nieuw zaaksysteem VTH in Gelderland | Opdracht

Opdrachtomschrijving

• ZZP is toegestaan • Zorg dat alle eisen en wensen duidelijk in het CV terug te vinden zijn • Het tarief ligt tussen de 100 – 110 per uur Omschrijving Opdrachtgever provincie Gelderland Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 2.000 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol. Situatieomschrijving De provincie Gelderland zoekt een ervaren Senior Implementatiemanager voor de implementatie van een nieuw zaaksysteem t.b.v. de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). De implementatiemanager is verantwoordelijk voor de integrale aansturing van het implementatietraject en vormt de verbindende schakel tussen management, gebruikers, leverancier, I&A, informatiebeheer/DIV en beheerorganisatie. De opdracht richt zich nadrukkelijk niet alleen op de technische implementatie van het systeem, maar ook op procesinrichting, verandermanagement, gebruikersadoptie, leverancierssturing, migratie, testmanagement en de borging van het systeem binnen de beheerorganisatie. De implementatiemanager voert regie op alle samenhangende werkstromen en zorgt voor een beheerste invoering van het nieuwe systeem binnen de afdeling VTH. De implementatiemanager evalueert de opleverresultaten tussentijds met de programmanager realisatie verbeter- en versnellingsplan VTH. De programmamanager is geworven met het oog op formatieve groei van de afdeling en het maken van de nodige interne verbeterslagen. Dat geldt voor de processen, het inzicht in en het gebruik van data, als ook de implementatie van het nieuwe zaaksysteem. De opdracht bestaat uit • Implementatiesturing en projectbeheersing Levert een gedragen implementatieplan op inclusief mijlpalen, afhankelijkheden en beslismomenten. Zorgt voor voorspelbare voortgang, tijdige besluitvorming en beheersing van risico's. Levert periodiek stuurinformatie over voortgang, kwaliteit, capaciteit, financiën en risico's. Stuurt op realisatie van de afgesproken scope, planning en resultaten. • Levert een gedragen implementatieplan op inclusief mijlpalen, afhankelijkheden en beslismomenten. • Zorgt voor voorspelbare voortgang, tijdige besluitvorming en beheersing van risico's. • Levert periodiek stuurinformatie over voortgang, kwaliteit, capaciteit, financiën en risico's. • Stuurt op realisatie van de afgesproken scope, planning en resultaten. • Procesinrichting en verandermanagement Levert een werkbare en gedragen inrichting van processen binnen het nieuwe zaaksysteem. Borgt een succesvolle overgang van de huidige naar de nieuwe werkwijze. Creëert draagvlak bij management, proceseigenaren, gebruikers en ketenpartners. Zorgt voor succesvolle gebruikersacceptatie en ingebruikname van de oplossing. • Levert een werkbare en gedragen inrichting van processen binnen het nieuwe zaaksysteem. • Borgt een succesvolle overgang van de huidige naar de nieuwe werkwijze. • Creëert draagvlak bij management, proceseigenaren, gebruikers en ketenpartners. • Zorgt voor succesvolle gebruikersacceptatie en ingebruikname van de oplossing. • Stakeholder- en leveranciersmanagement Verbindt management, gebruikers, informatiebeheer, ICT, functioneel beheer en leveranciers rondom gezamenlijke doelen. Stuurt leveranciers en implementatiepartners aan op resultaat, kwaliteit en planning. Borgt naleving van afspraken, contractuele verplichtingen en beoogde prestaties. Escaleert tijdig en zorgt voor adequate besluitvorming bij knelpunten. • Verbindt management, gebruikers, informatiebeheer, ICT, functioneel beheer en leveranciers rondom gezamenlijke doelen. • Stuurt leveranciers en implementatiepartners aan op resultaat, kwaliteit en planning. • Borgt naleving van afspraken, contractuele verplichtingen en beoogde prestaties. • Escaleert tijdig en zorgt voor adequate besluitvorming bij knelpunten. • Migratie Richt een afzonderlijk deelproject migratie in onder leiding van een deelprojectleider migratie. Stuurt de deelprojectleider aan en draagt eindverantwoordelijkheid voor de migratiestrategie, planning, kwaliteit en besluitvorming, waaronder het opschonen van dossiers, documenten en zaakgegevens en het opstellen en uitvoeren van migratietesten. Borgt dat de migratie integraal onderdeel blijft van het implementatieprogramma en aansluit op processen, informatiebeheer en ingebruikname. • Richt een afzonderlijk deelproject migratie in onder leiding van een deelprojectleider migratie. • Stuurt de deelprojectleider aan en draagt eindverantwoordelijkheid voor de migratiestrategie, planning, kwaliteit en besluitvorming, waaronder het opschonen van dossiers, documenten en zaakgegevens en het opstellen en uitvoeren van migratietesten. • Borgt dat de migratie integraal onderdeel blijft van het implementatieprogramma en aansluit op processen, informatiebeheer en ingebruikname. • Testen, acceptatie en overdracht Zorgt voor een succesvolle uitvoering van gebruikersacceptatietesten, ketentesten en proefmigraties. Borgt dat geconstateerde bevindingen tijdig worden opgelost. Realiseert een beheerste overdracht naar beheer- en gebruikersorganisaties en levert een compleet overdrachtsdocument. • Zorgt voor een succesvolle uitvoering van gebruikersacceptatietesten, ketentesten en proefmigraties. • Borgt dat geconstateerde bevindingen tijdig worden opgelost. • Realiseert een beheerste overdracht naar beheer- en gebruikersorganisaties en levert een compleet overdrachtsdocument. Resultaat en afronding Eindresultaat: een stabiele en beheerste ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem binnen de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). Randvoorwaarden • De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig en naar eigen inzicht uit en bepaalt zelf de wijze waarop, de planning en de plaats waar de werkzaamheden worden uitgevoerd, binnen de afgesproken looptijd en opleverresultaten. • De gemiddelde inzet van circa 24 tot 28 uur per week is een inschatting van de benodigde omvang van de werkzaamheden en geen voorgeschreven werktijd of aanwezigheid. • De opdrachtnemer maakt geen deel uit van de reguliere personele bezetting van de provincie en vervult geen structurele functie binnen de organisatie. De provincie stuurt op de afgesproken resultaten en oplevermomenten en niet op de wijze waarop de opdrachtnemer de werkzaamheden uitvoert. Vereisten / knock-outcriteria Eis 1 Beschikbaarheidseis Kandidaat is inzetbaar vanaf 16 november 2026 tot en met 31 januari 2028 voor circa 24 tot 28 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 2 maal een periode van 3 maanden. Afhankelijk van de beschikbaarheid van kandidaat, is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits kandidaat uiterlijk 7 december 2026 inzetbaar is voor minimaal 24 uur per week. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend. Eis 2 Overige eis Je voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en gunningscriteria kwaliteit gegeven toelichting. Je dient in het CV apart op alle eisen en gunningscriteria kwaliteit een toelichting (antwoord/beschrijving) te geven waarmee je aantoont dat de aangeboden kandidaat aan de eis of het gunningscriterium kwaliteit voldoet. Eis 3 Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar. Eis 4 Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 4 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2017 – heden) als project-, programma- of implementatiemanager binnen een overheidsorganisatie, met verantwoordelijkheid voor planning, risicobeheersing, voortgangsrapportages en besluitvorming. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 4 jaar ervaring voldoet. Graag aandacht voor het beschrijven van de genoemde verantwoordelijkheden. Eis 5 Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring als implementatiemanager en/of programmamanager bij de implementatie van een bedrijfskritische SaaS-oplossing binnen een complexe organisatie, waarbij sprake was van procesverandering, inrichting van beheer en adoptie. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting minimaal 2 opdrachten/projecten waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet. Graag de bedrijfskritische SaaS-oplossing benoemen en aandacht voor de procesverandering, inrichting van beheer en adoptie. Eis 6 Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal één datamigratie- of conversietraject succesvol uitgevoerd of aangestuurd, waaronder de migratieplanning, waarbij dossiers, documenten en metadata zijn voorbereid, opgeschoond, gevalideerd en gemigreerd naar een nieuw systeem. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting het datamigratie- of conversietraject waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet. Eis 7 Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het analyseren en optimaliseren en implementeren van bedrijfsprocessen. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting minimaal 2 opdrachten/projecten waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet. In beide opdrachten/projecten graag specifiek het analyseren en optimaliseren en implementeren van bedrijfsprocessen beschrijven. Gunningscriteria kwaliteit (wensen) totaal 100 punten Wens 1 (30 punten) Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het aansturen van softwareleveranciers, waaronder het bewaken van contractafspraken en het managen van scopewijzigingen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. • Kandidaat heeft ervaring met de eindverantwoordelijkheid voor het aansturen van softwareleveranciers binnen complexe implementaties (30 punten); • Kandidaat heeft ervaring met de zelfstandige aansturing van softwareleveranciers (20 punten); • Kandidaat heeft ervaring met het overleggen met softwareleveranciers (10 punten); • Kandidaat heeft geen ervaring met het aansturen van en/of overleggen met softwareleveranciers (0 punten). Wens 2 (25 punten) Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het begeleiden van organisatieveranderingen binnen complexe implementatie- of digitaliseringstrajecten, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. • Kandidaat is eindverantwoordelijk geweest voor organisatiebrede verandertrajecten (25 punten); • Kandidaat is verantwoordelijk geweest voor verandertrajecten (15 punten); • Kandidaat is betrokken geweest bij verandertrajecten (10 punten); • Kandidaat heeft geen ervaring met het begeleiden van organisatieveranderingen binnen complexe implementatie- of digitaliseringstrajecten (0 punten). Wens 3 (20 punten) Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het organiseren en aansturen van testtrajecten, waaronder gebruikersacceptatietesten, integratie- en ketentesten en vrijgave naar productie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. • Kandidaat is eindverantwoordelijk geweest voor de totale test- en vrijgaveaanpak (20 punten); • Kandidaat is verantwoordelijk geweest voor de testcoördinatie binnen een implementatie (15 punten); • Kandidaat heeft ervaring opgedaan met één of meerdere testonderdelen (10 punten); • Kandidaat heeft geen ervaring met het organiseren en aansturen van testtrajecten, waaronder gebruikersacceptatietesten, integratie- en ketentesten en vrijgave naar productie (0 punten). Wens 4 (15 punten) Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring opgedaan bij een softwareleverancier, implementatiepartner of consultancyorganisatie en begrijpt daardoor zowel de opdrachtgeversbelangen als de leveranciersbelangen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. • Kandidaat heeft tenminste 5 jaar ervaring opgedaan bij een softwareleverancier, implementatiepartner of consultancyorganisatie (15 punten); • Kandidaat heeft 2 tot 5 jaar ervaring opgedaan bij een softwareleverancier, implementatiepartner of consultancyorganisatie (10 punten); • Kandidaat heeft 0 tot 2 jaar ervaring opgedaan bij een softwareleverancier, implementatiepartner of consultancyorganisatie (5 punten); • Kandidaat heeft geen ervaring opgedaan bij een softwareleverancier, implementatiepartner of consultancyorganisatie (0 punten). Wens 5 (10 punten) Kandidaat heeft aantoonbaar kennis van en ervaring met processen binnen Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) en/of implementatie van een VTH-systeem, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. • Kandidaat heeft kennis van en ervaring met processen binnen Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) EN implementatie van een VTH-systeem (10 punten); • Kandidaat heeft kennis van en ervaring met processen binnen Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) OF implementatie van een VTH-systeem (5 punten); • Kandidaat heeft geen kennis van en ervaring met processen binnen Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) en ook geen ervaring met implementatie van een VTH-systeem (0 punten). Beoordeling Provincie Gelderland beoordeelt de cv’s van de kandidaten. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen worden beoordeeld op de gunningscriteria kwaliteit (wensen). De 3 kandidaten die het beste scoren op de gunningscriteria kwaliteit komen in aanmerking voor een interview. Bij gelijke score op de gunningscriteria kwaliteit is het uurtarief doorslaggevend voor de ranking. Competenties te toetsen in interview • Regievoering en resultaatgerichtheid: Stelt prioriteiten, bewaakt voortgang en stuurt actief op resultaten. • Verbindend leiderschap: Brengt uiteenlopende belangen samen en weet stakeholders zonder formele hiërarchische bevoegdheid in beweging te krijgen. • Bestuurlijke sensitiviteit: Begrijpt bestuurlijke verhoudingen en handelt effectief in een omgeving met verschillende belangen. • Analytisch vermogen: Doorgrondt complexe vraagstukken en vertaalt deze naar praktische en gedragen oplossingen. • Communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk): Kan complexe informatie helder overbrengen aan verschillende doelgroepen en keuzes overtuigend vastleggen.