Zorgvuldige Senior Archivaris / Informatie Beheerder Noord-Holland

Job Description

Tarief: nan

Uren: 24 tot 36 uur

Regio Noord-Holland

Deadline (reageer 2 dagen voor de deadline zodat wij een goed voorstel kunnen maken) vrijdag 15 mei 2026

Duur: 3 maanden maanden

Opdracht:  Zorgvuldige Senior Archivaris / Informatie Beheerder

Opdracht Voor het programma Aanpak Oostelijke Vechtplassen zijn we op zoek naar een ervaren archivaris / informatieprofessional. Dit is een omvangrijk en complex gebiedsprogramma waarin verschillende overheden en partners samenwerken aan natuurherstel, waterkwaliteit, recreatie en gebiedsontwikkeling. Binnen het programma is in de afgelopen jaren een grote hoeveelheid documenten, kaarten, besluitstukken en correspondentie ontstaan. Het huidige archief is echter onvolledig en versnipperd. Belangrijke stukken bevinden zich op verschillende locaties, correspondentie is niet altijd vastgelegd en de structuur van het archief is onvoldoende eenduidig. De opdracht is om het programmadossier structureel op orde te brengen, te reconstrueren waar nodig en duurzaam te borgen binnen het gemeentelijke archiefsysteem. Dit vraagt om een professionale die niet alleen orden, maar ook analytisch kan recontrueren wat ontbreekt en dit actief ophaalt binnen het programmateam en bij betrokken partners. Werkzaamheden De archivaris / informatieprofessional is verantwoordelijk voor het opbouwen en completeren van het programmadossier. De werkzaamheden bestaan onder andere uit: Inventariseren van bestaande documentatie en archiefstructuren Aanbrengen van een logische en duurzame archiefstructuur Beoordelen en ordenen van documenten, kaarten, besluitstukken en correspondentie Doorzoeken van mailboxen en digitale werkomgevingen op archiefwaardige informatie Signaleren van ontbrekende stukken en deze actief opvragen binnen het programmateam Herstellen van samenhang in dossiers en besluitvorming Vastleggen en structureren van documenten in het zaaksysteem Decos Zorgen voor een navolgbaar en compleet programmadossier.

Eisen: 

Vereisten/ knock-outcriteria te beoordelen door 1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau op het gebied van informatiebeheer, archivistiek, recordmanagement of vergelijkbaar. Benoem duidelijk in het CV waarom dit vergelijkbaar is; 2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met archiefbeheer, recordmanagement of informatiebeheer; 3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie; 4. Een maximum uurtarief van €110,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer; 5. Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig uitvoeren van opdrachten, waarbij de kandidaat proactief ontbrekende informatie ophaalt en afstemming organiseert met betrokkenen. Benoem op een aparte pagina in het CV 1 concrete opdracht waarbij dit volledig zelfstandig is uitgevoerd.

Wensen:

Gunningscriteria te beoordelen door (weging, totaal 100 punten) 6. Aantoonbare werkervaring met het op orde brengen, structureren en/of reconstrueren van archieven of dossiers binnen complexe projecten of programma’s, benoem in het CV een duidelijk voorbeeld, waarbij toegelicht wordt waarom dit complex is; (40 punten) 7. Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer binnen een overheidsorganisatie (gemeente, provincie, waterschap of rijk), en bekend is met bestuurlijke en organisatorische context; (20 punten) 8. Aantoonbare werkervaring met zaaksysteem Decos of ander vergelijkbaar systeem, benoem duidelijk waarom het zaaksysteem vergelijkbaar is; (20 punten) 9. De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. Hierin wordt door de kandidaat de aanpak voor deze opdracht, hoe omgegaan wordt met een ongestructureerd archief en wijze van samenwerken en afstemming binnen het team beschreven. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf. (20 punten) Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties analytisch en gestructureerd zelfstandig en proactief nauwkeurig communicatief vaardig vasthoudend in het achterhalen van ontbrekende informatie. Beoordeling Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. Stap 2: Selectie 5 CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door ”. De 5 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. 2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. Stap 4: Selectiegesprek In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. Functieschaal Deze functie is ingedeeld in functieschaal uurtarief € 110. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. Fee brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.