Secretaris ROCOVF in Lelystad, Flevoland | Opdracht

Opdrachtomschrijving

ROCOVF In de Wet Personenvervoer is vastgelegd dat de provincie als concessieverlener en de vervoerbedrijven als concessiehouders, over een aantal onderwerpen advies vragen aan en overleggen met organisaties die de belangen van OV-reizigers behartigen. In het ROCOVF (Reizigersoverleg Consumentenbelangen Openbaar Vervoer Flevoland) zijn ook in Flevoland verschillende reizigersbelangen vertegenwoordigd. Het gaat om de volgende belangengroepen: • Reizigersorganisaties; • Jongeren/studenten; • Ouderen; • Scholieren; • Mensen met een functiebeperking. Het huidige ROCOVF telt op dit moment 6 leden die gemiddeld 5x per jaar vergaderen onder leiding van een onafhankelijk voorzitter. Het secretariaat van het ROCOVF wordt gevoerd door een (externe) onafhankelijke secretaris die wordt ingehuurd op kosten van de provincie. De bijeenkomsten duren gemiddeld 2,5 uur per keer en vinden plaats in het provinciehuis te Lelystad op donderdagen van 14:30 – 17:00, doorgaans gedurende kantoortijd. Deze vergaderingen worden voorafgegaan door een korte voorbespreking (duur: 0,5 uur) van de agenda tussen de voorzitter, de secretaris, de provinciale contactpersoon en (ambtelijke) vertegenwoordigers van de concessieverleners. Vervoerconcessies in Flevoland De vervoersconcessies in de provincie Flevoland zijn als volgt georganiseerd: • Concessie stads- en streekvervoer Almere uitgevoerd door Keolis, een aan de gemeente Almere gedelegeerde concessie die loopt tot eind 2027; • Concessie IJssel-Vecht uitgevoerd door EBS waarvan de provincie Flevoland de concessieverlener is. Deze concessie loopt tot halverwege 2029. Het beheer van deze concessie wordt uitgevoerd door provincie Flevoland in samenwerking met provincies Flevoland, Gelderland en Overijssel. Naast deze concessies is de provincie Flevoland opdrachtgever van FlexRRReis Flevoland. Verder maakt de Q-liner Emmeloord-Groningen deel uit van de concessie Fryslân. Relevante ontwikkelingen De provincie Flevoland werkt op het gebied van het OV en het OV-concessiebeheer nauw samen met de provincies Overijssel en Gelderland. OV-Oost is daar een uitvloeisel van. Uit deze samenwerking is onder anderen de invoering van het ‘Tarievenhuis Oost’ per 1 juli 2017. Dit omvat een tarievenstructuur met uniforme reisproducten die concessiegrens over schrijdend geldig zijn in Flevoland (excl. Almere), Gelderland en Overijssel. Vanuit de samenwerking van OV-Oost is de concessie IJssel-Vecht ontstaan en voor de periode 2022 – 2029 aan vervoerder EBS gegund. Ook de ROCOV’s in OV-Oost (ROCOV’s Overijssel, Gelderland en Flevoland) werken samen in het ROCOV Oost en overleggen gemiddeld zo’n 5 keer per jaar. Hier worden bijvoorbeeld adviezen over IJssel-Vecht en Tarievenhuis Oost afgestemd. Het secretariaat en voorzitterschap wordt gerouleerd tussen de drie ROCOV’s, Flevoland is in 2028 aan de beurt. Opdracht Taken en werkzaamheden De secretaris heeft de volgende taken in het ROCOVF: • Het tijdig voorbereiden van de vergaderingen in overleg met de voorzitter: plannen van vergadering, uitvragen van agendapunten onder stakeholders, uitnodigen van deelnemers, agenda opstellen en verzenden van vergaderstukken • Regelmatig (soms op wekelijkse basis) overleg met de voorzitter over ontwikkelingen en werkzaamheden • Jaarlijks uiterlijk 1 december, na afstemming met de voorzitter en provinciale contactpersoon, een werkplan opleveren en versturen naar de deelnemers van het ROCOVF-overleg. Het werkplan moet de volgende onderdelen bevatten: de vergaderdata, globale inhoud van de vergaderingen en deadlines voor het aanleveren van vergaderstukken etc.; • Het bijwonen van de reguliere ROCOVF-overleggen inclusief eventuele extra ROCOVF-overleggen (bijvoorbeeld bij een nieuwe concessieaanvraag); • Verslaglegging van de vergadering inclusief het opstellen en proactief bewaken van actielijsten. Een week na de vergadering levert de secretaris een eerste conceptversie op aan de voorzitter, binnen twee weken ontvangen de belanghebbenden het conceptverslag met de bijgewerkte actielijst. • Het onder de ROCOVF-leden verspreiden van eventuele tussentijdse informatie vanuit OV-autoriteiten en vervoerders of OV-gerelateerde informatie die van belang is voor de ROCOVF-leden om kennis van te nemen. • Uitnodigingen verspreiden naar ROCOVF-leden van externe bijeenkomsten of overleggen binnen OV-Oost en ROCOVF-leden aanmoedigen daarbij aanwezig te zijn. • Het opstellen van brieven, notities, adviezen waarin ook de achterliggende afwegingen van het ROCOVF beknopt worden weergegeven. De adviezen worden uiterlijk twee weken na het ROCOVF-overleg verstuurd naar de belanghebbenden; • Zorgdragen voor de afstemming tussen de betrokkenen bij het ROCOVF; • Het verzamelen van de jaarlijkse declaraties van de ROCOVF-leden en het aanleveren bij de provinciale contactpersoon; • Nieuwe en huidige ROCOVF-leden actief stimuleren om cursussen te volgen die een positieve bijdrage kunnen leveren aan hun inbreng in het ROCOVF; • Zorgdragen voor een regelmatige terugkoppeling met de OV-autoriteiten (Provincie Flevoland en gemeente Almere) indien adviezen of andere ontwikkelingen binnen het ROCOVF daarom vragen; • Het onderhouden van contacten met het landelijke ROCOV door waar nodig verzoeken vanuit het landelijke ROCOV binnen de gestelde termijnen te bespreken en reactie te geven; • Het vervullen van de taken van het secretariaat van het ROCOV Oost (samenwerking tussen de ROCOV’s van Flevoland, Gelderland en Overijssel) wanneer Flevoland aan de beurt is om deze taken te vervullen (één keer in de 3 jaar). Dit gaat dan om zo’n 5 overleggen per jaar. Eisen ten aanzien van de uitvoering Punten die aandacht vragen in de uitvoering van het secretariaat zijn de volgende: • Tijdige afstemming met de voorzitter en (ten aanzien van de financiën met de) provinciale contactpersoon; • De kwaliteit van de aangeleverde stukken borgen door te controleren of de vraagstelling en inhoud voldoende zijn voor een zinvolle bespreking in het ROCOVF, met bijzondere aandacht voor de onderbouwing van de adviesaanvragen en voorstellen; • Het bewaken van de gemaakte afspraken met de partijen die zitting hebben in het ROCOVF; • De verschillende doelgroepen en de verschillende gebieden in Flevoland zijn nog niet optimaal vertegenwoordigd in het ROCOVF. Hierin verwachten we dat ook de secretaris een bijdrage levert door het zoeken van contact met organisaties die nog niet vertegenwoordigd zijn, binnengekomen vragen van geïnteresseerden te beantwoorden, voorstellen te doen om leden te werven, potentiële leden te enthousiasmeren en uit te nodigen om een ROCOVF-overleg bij te wonen (dit in overleg met de voorzitter en provinciale contactpersoon). • Het tijdig signaleren van openstaande acties, afspraken en daarop adequaat en proactief handelen; • Het formuleren van adviezen, volledig conform het besprokene in de vergadering en met datgene wat is vastgelegd in het vergaderverslag, zodat de concepten daarvan binnen een week kunnen worden voorgelegd aan de leden van het ROCOVF. • Het bijbehorende archief moet na het verlopen van de overeenkomst verplicht worden overgedragen aan de opvolgende secretaris. • Waarborg continuïteit van de secretariële ondersteuning. Bij tijdelijke, permanente of geplande uitval van de ingezette secretaris zorgt opdrachtnemer voor vervanging. Voor het jaar 2028 geldt, dat de opdracht wordt uitgebreid naar 7 uur per week. Dit heeft te maken met aanvullende werkzaamheden voor het Secretariaat ROCOVF Oost. NB: Dit geldt alleen voor 2028!!