Secretaresse in Maastricht, Limburg | Opdracht

Opdrachtomschrijving

Acuut capaciteitstekort in het secretariaat van het Servicebedrijf MIT. Meerdere plaatsen in het team zijn voor langere tijd niet ingevuld en één secretaresse vertrekt binnenkort naar een andere functie. De vacature voor een vaste secretaresse loopt, maar biedt op korte termijn geen oplossing. Het secretariaat ondersteunt het management van MIT en bemant de balie (09:00 tot 17:00 uur); de continuïteit daarvan is met de huidige bezetting niet te borgen. Inhuur van twee secretaresses moet de druk op het zittende team wegnemen tot de structurele invulling rond is. Omschrijving project/werkzaamheden Secretariële ondersteuning van het management van het Servicebedrijf MIT, als onderdeel van een team van secretaresses. De werkzaamheden: • Beheren van complexe agenda's en plannen van afspraken en overleggen; • Verzorgen van correspondentie, inkomende post en documentbeheer; • Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, inclusief bemanning van de balie (09:00 tot 17:00 uur, volgens rooster); • Voorbereiden, notuleren en uitwerken van vergaderingen en bewaken van actiepunten; • Organiseren van bijeenkomsten en evenementen; • Registreren van ziek- en herstelmeldingen; • Boeken van reizen en accommodaties; • Aanmaken van inkooporders. De kandidaten ondersteunen elk een of meer managers en vallen waar nodig in voor collega's. Functie vereisten en ervaring • Afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur secretarieel (diploma aan te leveren); • Ruime ervaring in een secretariële functie, bij voorkeur op managementniveau, aantoonbaar via cv; • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; • Goede kennis van Outlook, Word, Excel en PowerPoint; • Direct beschikbaar en op werkdagen fysiek aanwezig op locatie Maastricht UMC+ (Maastricht); • Proactieve en zelfstandige werkhouding, servicegericht, flexibel en collegiaal; • Zorgvuldig en discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie. Aanvullende wensen • Ervaring als secretaresse of managementassistent in een ziekenhuis of andere zorgorganisatie, bij voorkeur een umc; • Ervaring met notuleren van managementoverleggen; • Ervaring met het aanmaken van inkooporders in een inkoop- of ERP-systeem; • Ervaring in een IT-omgeving; • Snel ingewerkt kunnen zijn: zelfstandig productief binnen één week. Werkzaamheden • Secretariële ondersteuning van het management van het Servicebedrijf MIT, als onderdeel van een team van secretaresses • Beheren van complexe agenda's en plannen van afspraken en overleggen • Verzorgen van correspondentie, inkomende post en documentbeheer • Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, inclusief bemanning van de balie (09:00 tot 17:00 uur, volgens rooster) • Voorbereiden, notuleren en uitwerken van vergaderingen en bewaken van actiepunten • Organiseren van bijeenkomsten en evenementen • Registreren van ziek- en herstelmeldingen • Boeken van reizen en accommodaties • Aanmaken van inkooporders • De kandidaten ondersteunen elk een of meer managers en vallen waar nodig in voor collega's