Projectondersteuner Verzuimaanpak in The Hague, Zuid-Holland | Opdracht

Opdrachtomschrijving

Als projectondersteuner ben jij een belangrijke schakel binnen het project. Je zorgt ervoor dat afspraken goed worden georganiseerd, acties worden opgevolgd en betrokkenen beschikken over de juiste informatie. Dankzij jouw gestructureerde en proactieve werkwijze kunnen anderen zich richten op de inhoud. Je beheert agenda’s, plant en organiseert overleggen en zorgt voor een goede voorbereiding. Je neemt deel aan verschillende overleggen, verzorgt de verslaglegging en bewaakt de gemaakte afspraken en actiepunten. Daarnaast ondersteun je bij het verzamelen en ordenen van informatie en het opstellen van overzichtelijke voortgangsrapportages. Binnen het project spelen vraagstukken rondom verzuim en re-integratie een belangrijke rol. Heb je hier al enige kennis van of ervaring mee? Dan is dat mooi meenomen. Belangrijker vinden we dat je nieuwsgierig bent, snel schakelt en je nieuwe onderwerpen gemakkelijk eigen maakt. De voornaamste elementen in jouw rol zijn: • Agendabeheer. • Organiseren van overleggen en eventueel het boeken van locaties. • Uitvoeren van administratieve taken, zoals het afhandelen van taken in (financiële) systemen. • Het mailen van stukken en het plaatsen van agendastukken in systemen. • Verwerken en afhandelen van vertrouwelijke stukken in verschillende systemen. • Verslaglegging van overleggen. • Bewaken van de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken. Omschrijving afdeling: De afdeling M&O bestaat uit de volgende opgaves: Capaciteitsmanagement, Aantrekkelijk Werkgeverschap en Leiderschap & Strategie. Mens & Organisatie ontwikkelt zich als strategische partner in het realiseren van de ambities van de IND. M&O doet dit vanuit een kaderstellende, regisserende en faciliterende (beleidsmatig, planmatig en uitvoerend) rol, het daadwerkelijke management vindt plaats vanuit de lijn. Door te investeren in mensen, leiderschap en organisatieontwikkeling versterkt M&O het vermogen van de organisatie om zich aan te passen aan maatschappelijke ontwikkelingen en veranderende opgaven. Zo zorgen we ervoor dat talent zich kan ontwikkelen, medewerkers betrokken blijven, met plezier samenwerken en de IND beschikt over de kennis, vaardigheden en wendbaarheid die nodig zijn, nu én in de toekomst. Team M&O Duurzame inzetbaarheid helpt medewerkers om gezond, gemotiveerd en met plezier te werken en voor de organisatie te behouden, nu en in de toekomst. Wij verbinden thema’s als gezondheid, vitaliteit, loopbaanontwikkeling, diversiteit en inclusie, werkbeleving en een veilige werkomgeving tot één samenhangende en datagedreven aanpak. Zo bouwen we samen aan een mens- en resultaatgerichte organisatie waar iedereen tot zijn recht komt en het prettig werken is. In het team Duurzame Inzetbaarheid vindt onder andere de vertaalslag plaats van organisatiedoelstellingen naar benodigd HR-beleid en instrumentarium. Bij de ontwikkeling van het beleid en de instrumenten wordt rekening gehouden met de kaders vanuit het Rijk en J&V. In het team Duurzame Inzetbaarheid staan wij voor elkaar klaar, werken wij graag samen, leren wij van én met elkaar en vinden wij een duidelijke opdracht belangrijk. Werkzaamheden • Je beheert agenda’s, plant en organiseert overleggen en zorgt voor een goede voorbereiding • Je neemt deel aan verschillende overleggen, verzorgt de verslaglegging en bewaakt de gemaakte afspraken en actiepunten • Daarnaast ondersteun je bij het verzamelen en ordenen van informatie en het opstellen van overzichtelijke voortgangsrapportages • Agendabeheer • Organiseren van overleggen en eventueel het boeken van locaties • Uitvoeren van administratieve taken, zoals het afhandelen van taken in (financiële) systemen • Het mailen van stukken en het plaatsen van agendastukken in systemen • Verwerken en afhandelen van vertrouwelijke stukken in verschillende systemen • Verslaglegging van overleggen • Bewaken van de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken