Projectleider 3 -Sr. Project Coördinator Implementatie Osiris Volg in Enschede, Overijssel | Opdracht

Opdrachtomschrijving

Coördinator Implementatie Osiris Volg Saxion Hogeschool | Programma Studentinformatiesysteem (SIS) De opdracht Saxion bevindt zich midden in een omvangrijke vernieuwing van haar onderwijslogistieke processen en ondersteunende systemen. Uniformering, standaardisering en verbetering van de onderwijsondersteuning staan hierbij centraal. Na de succesvolle ingebruikname van Osiris Inschrijf in april 2026 werkt Saxion momenteel aan de implementatie van Osiris Volg, met een geplande livegang op 24 maart 2027. De systeeminrichting is grotendeels afgerond. De focus ligt nu op de verdere implementatie, de voorbereiding op de ingebruikname en de organisatorische borging. Voor deze cruciale fase zoeken wij een daadkrachtige en ervaren projectleider/coördinator die de regie neemt op de uitvoering. De livegangdatum staat vast en kan niet worden verschoven. Dit vraagt om iemand die over organisatieonderdelen en disciplines heen kijkt, scherpe prioriteiten stelt en actief stuurt op voortgang en resultaat. Iemand die knelpunten niet alleen signaleert, maar daadwerkelijk oplost en betrokkenen aanspreekt op gemaakte afspraken. Je werkt nauw samen met de voorzitters van de werkgroepen Osiris Volg en Conversie, de overige werkgroepvoorzitters, betrokken diensten, academies, business proces manager en de programmamanager SIS. Je maakt onderdeel uit van het kernteam SIS. Wat ga je doen? Je bent de sturende en verbindende kracht in de uitvoering van het implementatietraject. Je overziet het geheel, brengt samenhang aan tussen verschillende werkzaamheden en zorgt dat activiteiten en onderlinge afhankelijkheden tijdig worden opgepakt en afgerond in afstemming met de Werkgroepvoorzitters van Osiris Volg en Conversie. Je belangrijkste verantwoordelijkheden zijn: • 1. Regie op planning en voortgang Je bewaakt de integrale planning, mijlpalen, deadlines en onderlinge afhankelijkheden. Je vertaalt projectdoelstellingen naar concrete acties, resultaten, verantwoordelijkheden en tijdslijnen. Je stuurt actief op voortgang en spreekt betrokkenen aan wanneer afspraken of deadlines in gevaar komen. • Je bewaakt de integrale planning, mijlpalen, deadlines en onderlinge afhankelijkheden. • Je vertaalt projectdoelstellingen naar concrete acties, resultaten, verantwoordelijkheden en tijdslijnen. • Je stuurt actief op voortgang en spreekt betrokkenen aan wanneer afspraken of deadlines in gevaar komen. • 2. Prioritering en afstemming Je brengt samenhang aan tussen werkzaamheden van verschillende werkgroepen, disciplines, diensten en academies. Je herkent kritieke activiteiten, afhankelijkheden en brengt hierin scherpe prioriteiten aan. Je zorgt dat de benodigde aandacht en capaciteit beschikbaar komen voor activiteiten die bepalend zijn voor de tijdige livegang. • Je brengt samenhang aan tussen werkzaamheden van verschillende werkgroepen, disciplines, diensten en academies. • Je herkent kritieke activiteiten, afhankelijkheden en brengt hierin scherpe prioriteiten aan. • Je zorgt dat de benodigde aandacht en capaciteit beschikbaar komen voor activiteiten die bepalend zijn voor de tijdige livegang. • 3. Knelpunten en risico's Je signaleert stagnaties, risico's en knelpunten vroegtijdig en onderneemt zelfstandig actie om deze op te lossen. Je beweegt betrokkenen tot actie en besluitvorming en escaleert wanneer dat nodig is. Je maakt inzichtelijk wat de consequenties zijn van uitblijvende besluiten of resultaten. • Je signaleert stagnaties, risico's en knelpunten vroegtijdig en onderneemt zelfstandig actie om deze op te lossen. • Je beweegt betrokkenen tot actie en besluitvorming en escaleert wanneer dat nodig is. • Je maakt inzichtelijk wat de consequenties zijn van uitblijvende besluiten of resultaten. • 4. Coördinatie van openstaande vraagstukken In overleg neem je zelfstandig de coördinatie op je van openstaande issues en deelactiviteiten waarvoor nog geen duidelijk eigenaarschap of projectleiding is belegd. Je brengt structuur aan, organiseert de benodigde inzet en bewaakt de afhandeling. Je stemt prioriteiten en eventuele capaciteitsvraagstukken af met de betrokken werkgroepvoorzitter, programmamanager en/of businessprocesmanager. • In overleg neem je zelfstandig de coördinatie op je van openstaande issues en deelactiviteiten waarvoor nog geen duidelijk eigenaarschap of projectleiding is belegd. • Je brengt structuur aan, organiseert de benodigde inzet en bewaakt de afhandeling. • Je stemt prioriteiten en eventuele capaciteitsvraagstukken af met de betrokken werkgroepvoorzitter, programmamanager en/of businessprocesmanager. • 5. Samenwerking en advisering Je ondersteunt de voorzitters van de werkgroepen Osiris Volg en Conversie bij de coördinatie van werkzaamheden en de onderlinge afstemming. Je zorgt voor een heldere vastlegging en opvolging van acties, besluiten en verantwoordelijkheden. Je denkt kritisch mee over de aanpak en adviseert gevraagd en ongevraagd over de voortgang en beheersbaarheid van het implementatietraject. • Je ondersteunt de voorzitters van de werkgroepen Osiris Volg en Conversie bij de coördinatie van werkzaamheden en de onderlinge afstemming. • Je zorgt voor een heldere vastlegging en opvolging van acties, besluiten en verantwoordelijkheden. • Je denkt kritisch mee over de aanpak en adviseert gevraagd en ongevraagd over de voortgang en beheersbaarheid van het implementatietraject. Wie zoeken wij? Wij zoeken nadrukkelijk geen traditionele projectondersteuner die voornamelijk planningen bijhoudt en overleggen organiseert. We zoeken een hands-on projectleider/coördinator die de regie pakt. Aantoonbare ervaring: onderdeel van je motivatie Wij vragen kandidaten om bij hun motivatie een concreet praktijkvoorbeeld te beschrijven van een vergelijkbare opdracht waarin zij persoonlijk een cruciale bijdrage hebben geleverd aan het succesvol en tijdig realiseren van een implementatie of omvangrijk verandertraject. Een algemene beschrijving van competenties of een theoretische projectaanpak volstaat niet. We willen inzicht krijgen in wat je zelf daadwerkelijk hebt gedaan. Beschrijf in je voorbeeld: • Context: Wat was de aard en omvang van het project en welke disciplines en stakeholders waren betrokken? • Jouw rol: Waarvoor was je persoonlijk verantwoordelijk en welke invloed had je op de uitvoering? • Complexiteit: Welke afhankelijkheden, knelpunten of tegengestelde belangen speelden er? • Aanpak: Hoe heb je prioriteiten gesteld, voortgang afgedwongen, mensen aangesproken en waar nodig bijgestuurd of geëscaleerd? • Resultaat: Wat is concreet gerealiseerd? Is de implementatie binnen de gestelde deadline opgeleverd en wat was jouw aantoonbare bijdrage daaraan? Een voorbeeld uit het hoger onderwijs is een pré, maar zeker geen vereiste. Ook ervaring vanuit het bedrijfsleven kan uitstekend aansluiten, mits de complexiteit van het project, de eigen verantwoordelijkheid en de aantoonbare bijdrage aan het tijdig realiseren van het resultaat vergelijkbaar zijn. Motivaties zonder een concreet en volledig uitgewerkt praktijkvoorbeeld worden niet meegenomen in de beoordeling.