Managementassistent college van Gedeputeerde staten

Opdrachtomschrijving

Ben jij als managementassistent de verbindende factor tussen externen, collega’s en directie en bestuur bij de provincie Zeeland? Waarom De afdeling Bestuursondersteuning bestaat uit vijf teams; Advisering Bestuur en directie, Ondersteuning Bestuur en Directie, Communicatie, Kabinet en Public Affairs. Als onderdeel van het team ‘Ondersteuning Bestuur en Directie’ zorg je er samen met een team van enthousiaste professionals (collega managementassistentes, bestuursadviseurs, strategen en directie-bestuurssecretarissen) voor dat zowel de GS-leden als de directie dagelijks wordt geadviseerd en ondersteund zodat zij hun functie en bijbehorende verantwoordelijkheden op een zo goed mogelijke manier kunnen uitvoeren. We zijn hiervoor op zoek naar een collega die het leuk vindt om tijdelijk aan de slag te gaan als managementassistente van bestuurders binnen het college van GS. Wat Jij vormt de buffer- en verbindende factor tussen de bestuurder met interne collega’s en externe contacten. Hiervoor voer je regie op de agenda van de bestuurder en plan, bewaak en signaleer je de afspraken en verzorg je de e-mail correspondentie in Outlook. Je signaleert knelpunten en je lost deze op. Je regelt de vergaderzalen en andere faciliteiten en zorgt ervoor dat de bestuurder tijdig in het bezit is van alle benodigde stukken en informatie. Hiervoor hou je actief contact met de betrokken collega’s of externe partijen. Je organiseert bijeenkomsten en telefonische conferenties en je verwijst de pers door. Elke week plaats je de bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerk je de beslissingen die het college van Gedeputeerde Staten hierover neemt. Je plant het vervoer van de dienstauto's in (juiste tijd, correct adres, P kaarten, eventueel een taxi regelen) en je houdt declaraties bij. In een wekelijks teamoverleg bespreek je de agenda voor de komende periode en signaleer- en attendeer je de bestuurder op eventuele aandachtspunten. Daarnaast leg je de afspraken vast tijdens het wekelijkse Portefeuilleoverleg waarin de verschillende beleidsstukken uit de portefeuille van de bestuurder worden besproken. Als managementassistent van een bestuurder werk je nauw samen met de communicatieadviseur en bestuursadviseur. Binnen dit team denk je actief mee met de bestuurder. De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist. Hoe? Je werkt richt zich op de dagelijkse ondersteuning van één bestuurder, maar er is ook sprake van onderlinge vervanging Je werkt in Outlook en iBabs en incidenteel met Powerpoint voor het verwerken van presentaties en speeches Je werkt binnen een team van 10 enthousiaste collega’s. Maandelijks vindt er werkoverleg plaats. De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist. Wie? Jij bent dienstverlenend ingesteld, je vindt het een uitdaging om ervoor te zorgen dat iemand anders zijn werk goed voorbereid kan doen. Daarnaast ben je klantvriendelijk richting externen en collega’s en houd je daarbij wel het resultaat in het oog. Je houdt van hectiek en een gezonde dosis werkdruk. Hierin ben je goed in staat om te prioriteren. Je kunt goed improviseren (ook onder tijdsdruk) en je vindt het fijn om in een team te werken. Je neemt initiatief, bent assertief en durft zelfstandig keuzes te maken. Je bent oplossingsgericht en denkt actief mee over de juiste tijdsbesteding van een bestuurder. Je hebt geen “9 – 5” mentaliteit en bent flexibel. Je hebt een afgeronde relevante MBO +/HBO-opleiding en meerdere jaren ervaring met bovengenoemde werkzaamheden. Je kunt goed overweg met Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Goede beheersing van het Nederlands (zowel in taal als geschrift) is een must. Je bent representatief, zorgvuldig en je hebt oog voor de politiek-, bestuurlijke omgeving waarin deze opdracht zich bevindt.