Domein Secretaresse Samenleving in Zoetermeer, Zuid-Holland | Opdracht
Job Description
jouw tarief: I uren: vanaf 36 I regio: Zoetermeer, Zuid-Holland I looptijd in maanden: 9 I verlenging mogelijk I opleiding: MBO -hybride werken mogelijk
reageren kan óók via info@verseopdrachten.nl I uitgebreide eisen en wensen staan onderaan deze omschrijving, gebruik deze om jezelf goed voor te stellen
Opdracht in het kort
Reageren kan ook via info@verseopdrachten.nl.
Voor onze opdrachtgever zoeken wij een Domein Secretaresse Samenleving in Zoetermeer, Zuid-Holland | Opdracht. Voldoe jij aan de eisen en wensen? Lijkt de opdracht jou leuk om te doen? Dan ben jij wellicht de kandidaat voor deze opdracht. Reageer en wij helpen je aan tafel.
Eisen
- Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)
- De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat zij gebruikmaken van een G-rekening; dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd te staan. Indien de inschrijver op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G-rekening, volstaat de inschrijver met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt
- De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever; dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse
- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen
Opdrachtomschrijving
Afdeling De opdracht wordt uitgevoerd binnen het Domein Samenleving. Dit domein werkt dagelijks aan maatschappelijke opgaven die direct van betekenis zijn voor inwoners van Zoetermeer. Binnen Domein Samenleving vallen de onderdelen Jeugd en Onderwijs, Gezondheid en Maatschappelijke Ondersteuning, Inkomen en Bestaanszekerheid en Vrije Tijd. Deze opdracht richt zich in eerste instantie op de eerste drie onderdelen. Je komt terecht in een brede en dynamische werkomgeving waar veel verschillende onderwerpen, belangen en werkzaamheden samenkomen. De domeinsecretaresses spelen hierin een belangrijke ondersteunende en verbindende rol. Zij zorgen ervoor dat afdelingshoofden en teammanagers hun werk goed kunnen doen en dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Daarbij wordt veel gewerkt vanuit een gezamenlijke mailbox en kunnen ook spoedeisende verzoeken tussendoor binnenkomen. Als domeinsecretaresse werk je nauw samen met drie collega-secretaresses binnen Domein Samenleving. Daarnaast is er een vaste secretaresse voor Vrije Tijd. Samen vormen jullie een ervaren secretariaat dat elkaar ondersteunt, werkzaamheden verdeelt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning van het management. De omgeving vraagt om iemand die graag organiseert, overzicht houdt en makkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners. Je krijgt te maken met zowel reguliere secretariële ondersteuning als bestuurlijke en administratieve processen. Denk aan agendabeheer, voorbereiding van overleggen, notuleren, het bewaken van acties en termijnen, ondersteuning bij portefeuillehouder overleggen, correspondentie, klachten en praktische organisatie. Opdracht Als Domeinsecretaresse Domein Samenleving ondersteun je de afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Een groot deel van de werkzaamheden komt binnen via de gezamenlijke mailbox van het secretariaat; daar kunnen ook spoedeisende verzoeken tussen zitten. Je werkt in een dynamische omgeving waarin regelmatig meerdere zaken tegelijk spelen. Daarom is het belangrijk dat je snel kunt schakelen, zelfstandig prioriteiten stelt en overzicht houdt. Tegelijkertijd werk je nauw samen met de andere domeinsecretaresses en stem je werkzaamheden goed af. In deze functie krijg je te maken met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke processen. Integriteit, discretie en zorgvuldigheid zijn daarom essentieel. De belangrijkste werkzaamheden zijn: • Beheren en prioriteren van agenda’s en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers; • Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten; • Opstellen en verspreiden van agenda’s, uitnodigingen en vergaderstukken; • Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen; • Procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen, waaronder het verwerken en plaatsen van stukken in iBabs; • Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken; • Ondersteunen bij de afhandeling en coördinatie van klachten; • Ondersteunen bij administratieve processen, waaronder facturen en financiële verplichtingen; • Organiseren en praktisch ondersteunen van bijeenkomsten; • Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken of uitzetten van reguliere en spoedeisende verzoeken; • Onderhouden van contacten met collega’s, leidinggevenden en externe partijen. We zoeken voor deze opdracht iemand die niet alleen uitvoert wat wordt gevraagd, maar ook vooruitkijkt en signaleert wat nodig is. Je voelt aan welke zaken urgent zijn, weet wanneer je moet afstemmen en zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek terechtkomt. Je bent communicatief sterk, werkt accuraat en bent betrouwbaar in de omgang met vertrouwelijke informatie. De werkzaamheden worden grotendeels uitgevoerd vanuit het Stadhuis van Zoetermeer. Thuiswerken is in overleg mogelijk. De inzet bedraagt 32 tot 36 uur per week. De werkdagen zijn in ieder geval maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag. Bij 4×9 is de woensdag je vrije dag. De door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden zijn ingebed in de organisatie van opdrachtgever en/of worden ook (deels of geheel) verricht door werknemer(s) die in loondienst bij opdrachtgever werkzaam zijn. Uit de volgende organisatorische afspraken en voorwaarden blijkt waarom dit het geval is. • Opdrachtnemer neemt deel aan reguliere werkoverleggen; • Opdrachtnemer legt verantwoording af aan de opdrachtgever of een leidinggevende; • De werkvorm is bepaald in onder andere: locatie en planning voor de te leveren resultaten; • Er wordt gewerkt in teamverband.
Zo vergroot je je kans op deze opdracht
Bij veel opdrachtgevers wordt je cv eerst beoordeeld op de afzonderlijke eisen en wensen. Alleen noemen dat je ergens ervaring mee hebt, is daarom vaak niet voldoende.
Onderbouw in je cv zo concreet mogelijk waar, wanneer en in welke rol je de gevraagde ervaring hebt opgedaan. Benoem relevante opdrachten, organisaties, perioden, werkzaamheden en resultaten. Hoe eenvoudiger de beoordelaar jouw ervaring kan herleiden naar de eisen en wensen, hoe sterker je voorstel.
Wanneer je via Verse Opdrachten reageert, helpen wij je om je voorstel zo duidelijk mogelijk te maken voordat het wordt ingediend.
Voorstellen via Verse Opdrachten
Door op deze opdracht te reageren geef je Verse Opdrachten toestemming om jouw aangeleverde cv, toelichting en gegevens te gebruiken om je voor deze concrete opdracht voor te stellen. We stellen je alleen voor wanneer jij daarvoor akkoord hebt gegeven.
Waarom via Verse Opdrachten?
Wij willen dat zoveel mogelijk van het beschikbare tarief bij jou terechtkomt. Daarom werken we met lage en vooraf transparante fees. Onze fee bedraagt 7,5% tot 9%.
Wij helpen je actief om aan tafel te komen. We stoppen veel werk in de kwaliteit van jouw voorstel en in de aansluiting tussen je cv en de eisen en wensen van de opdrachtgever. Onze aanpak is gericht op een hoge succesratio.
We hebben voor vrijwel iedere situatie een passende route: ZZP Detachering, directe inhuur of traditionele projectdetachering. We zoeken een betrouwbare en zo gunstig mogelijke oplossing voor jou, ingericht in lijn met de geldende regels rond de Wet DBA. Je hoeft dus niet zelf verder te zoeken naar een passende inhuurconstructie.
Ook als je nog niet direct op een opdracht wilt reageren, zoeken we gratis en vrijblijvend met je mee. We stellen je alleen voor als jij dat wilt.
Vrijheid staat voorop. Geen onnodig beperkende contractafspraken. En besluit je na een gesprek dat de opdracht toch niet bij je past? Dan is afhaken geen probleem.
Interesse?
Reageer en wij helpen je aan tafel. Zorg dat je reactie ruim vóór de Verse Opdrachten-deadline bij ons binnen is, zodat we tijd hebben om je voorstel te controleren en te verbeteren.
Lukt reageren via de site niet? Mail dan naar info@verseopdrachten.nl.
Eisen:
Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)
De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat zij gebruikmaken van een G-rekening; dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd te staan. Indien de inschrijver op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G-rekening, volstaat de inschrijver met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt
De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever; dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse
Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen
Wensen:
