Informatie Transitie – Informatiebeheer Specialist in The Hague, Zuid-Holland | Opdracht

Opdrachtomschrijving

De informatiebeheer specialist toetst per migratie de archiefinhoudelijke keuzes aan de selectielijst, MDTO, de AVG en ISO 27001. Hij of zij bewaakt dat informatie op de juiste plek terechtkomt: onderhanden werk in M365 Teams en te archiveren informatie in CALS. Daarnaast bewaakt hij of zij dat te vernietigen informatie aantoonbaar is geïdentificeerd en verantwoord. De informatiebeheer specialist is eigenaar van de inhoudelijke kant van de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s. Hij of zij toetst die regels aan de praktijk van de migraties, verrijkt de schoningsaanpak waar dat nodig is, en zoekt de balans tussen archiefrechtelijke vereisten en een uitvoerbare migratie. De informatiebeheer specialist is het inhoudelijke aanspreekpunt binnen Schoning & Migratie voor de QA informatiebeheer en de provinciearchivaris en bereidt de verantwoording voor per migratie. De informatiebeheer specialist levert onder andere de volgende resultaten: • Per migratie getoetste producten: De scheiding tussen onderhanden werk (M365 Teams) en archief (CALS); Archiveringslijsten, transformatie mapping en dossiersoorten, getoetst aan de selectielijst en MDTO; De identificatie van te vernietigen documenten, met de juiste retentietermijnen; Uitzonderingen, beoordeeld volgens de uitzonderingenaanpak. • De scheiding tussen onderhanden werk (M365 Teams) en archief (CALS); • Archiveringslijsten, transformatie mapping en dossiersoorten, getoetst aan de selectielijst en MDTO; • De identificatie van te vernietigen documenten, met de juiste retentietermijnen; • Uitzonderingen, beoordeeld volgens de uitzonderingenaanpak. • Advies over AVG-bevindingen en beperkt toegankelijke mappen. • Business rules, schoningsregels en migratiescenario’s die volledig zijn toegepast en op basis van de migraties zijn getoetst en continue worden geoptimaliseerd. • Richtlijnen voor de deschoningsaanpak, inclusief de uitgangspunten voor de verrijking van metadata. • Een getoetste migratierapportage per migratie, inclusief audittrail, conform de Archiefwet en ISO 27001. • Voorbereide verantwoording richting de provinciearchivaris voor iedere migratie, waaronder onderbouwing voor te archiveren, onderhanden werk, voorstel tot vernietiging, uitzonderingen, enzovoort. • Vernietigingslijsten en vigerende stukken naar het archiefsysteem. • Consistente lijstproducten, opgezet als aanzichten op één onderliggend gegevensmodel. • Lessons learned op archiefinhoudelijk vlak, als input voor de volgende iteratie van het draaiboek. Vanuit informatiebeheer is een migratie geslaagd wanneer: • De data is geschoond volgens het archiefbeleid en de selectielijst; • Onderhanden werk in de structuur van Teams staat en te archiveren informatie in de structuur van CALS; • De metadata is verrijkt conform de schoningsaanpak en MDTO; • De vernietiging en de uitzonderingen aantoonbaar zijn verantwoord in de audittrail. Werkzaamheden De informatiebeheer specialist: • Toetst de producten per migratie op de momenten die in het runbook en het draaiboek zijn vastgelegd, en geeft daar het archiefinhoudelijke akkoord. • Adviseert O-teams en het migratieteam bij archiefinhoudelijke vragen. • Beoordeelt en actualiseert de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s, en legt archiefinhoudelijk noodzakelijke wijzigingen vast op de backlog. • Signaleert waar archiefrechtelijke vereisten en praktische uitvoering uit elkaar lopen, en stelt een werkbare oplossing voor. • Bewaakt de naleving van ISO 27001 in de verwerking en verantwoording van migraties. • Werkt nauw samen met de technisch specialist die verantwoordelijk is voor de verdere integratie van de migratiestraat, om de naleving van de business rules en wettelijke eisen te waarborgen. • Werkt nauw samen met Informatiebeheer binnen PZH en bereidt het overleg met de provinciearchivaris voor. • Neemt deel aan de sprintrituelen.