Projectmanager Placemaking ’t Zoet in Breda, Noord-Brabant | Opdracht

Opdrachtomschrijving

Projectmanager Placemaking ’t Zoet Introductie Voor het programma CrossMark / ’t Zoet zoekt de afdeling Ruimte en Vastgoedontwikkeling een zelfstandig opdrachtnemer voor de projectmatige realisatie van Placemaking ’t Zoet. ’t Zoet betreft de grootschalige transformatie van het voormalige suikerfabriekterrein tot een hoogstedelijk, gemengd woon-werkgebied. Placemaking heeft als doel het gebied al vóór de definitieve bebouwing tot leven te brengen, de identiteit van ’t Zoet te laden en bij te dragen aan de gebiedsontwikkeling, het Innovatiedistrict Breda en stedelijke doelstellingen voor economie, cultuur, ontmoeting en leefkwaliteit. Er ligt een integraal projectplan waarin programma, ruimtelijke en planologische uitwerking, civiele maatregelen, marketing, communicatie en participatie in samenhang zijn georganiseerd. De opdracht richt zich op het zelfstandig verder uitwerken en realiseren van deze integrale lijn en het opleveren van de hieronder beschreven producten en resultaten. De opdrachtnemer vervult met deze opdracht geen bestaande, structurele functie binnen de gemeentelijke organisatie. De inzet is tijdelijk en specifiek gericht op het realiseren en opleveren van de in deze opdracht beschreven projectresultaten. De opdracht De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het binnen de overeengekomen kaders, planning en budget realiseren van de resultaten van Placemaking ’t Zoet. Deze inhuuropdracht heeft een initiële looptijd van 12 maanden, met een verlengingsoptie van 12 maanden. De opdrachtgever bepaalt de doelstellingen, randvoorwaarden, beschikbare middelen en gewenste eindresultaten. De opdrachtnemer bepaalt zelfstandig op welke wijze de opdracht wordt ingericht en uitgevoerd en welke aanpak, werkmethoden en tussenstappen nodig zijn om de overeengekomen resultaten te realiseren. De opdracht bestaat uit het realiseren en opleveren van: • Een geactualiseerd en geoperationaliseerd integraal projectplan Placemaking ’t Zoet, inclusief doelstellingen, afbakening, fasering, organisatie, GROTICK-beheersing en aanpak. • Samenhangende en besluitrijpe voorstellen voor de programmalijnen Innovatiepark Breda, het Icoon/de publiekstrekker en de overige gebiedsprogrammering. • De vertaling van de identiteit van ’t Zoet, Ruw, Dichtbij en Adaptief, naar een herkenbaar placemakingconcept, concrete programmalijnen, activiteiten, ruimtelijke ingrepen en toetsbare randvoorwaarden. • Een integrale planning en fasering met concrete mijlpalen, go/no-go-momenten en benodigde besluitmomenten. • Besluitrijpe voorstellen waarin de ruimtelijke, planologische, juridische, milieutechnische, civieltechnische en beheerstechnische haalbaarheid van programmatische initiatieven inzichtelijk is gemaakt. • Een financiële strategie met budgetverdeling, kasritmes, voorbereidingskosten, investeringen en eventuele aanvullende financieringsmogelijkheden. • Besluitrijpe voorstellen voor projecten, investeringen, budgetverdeling, aanbestedingen, tijdelijke functies, evenementen, beheer en benodigde maatregelen in infrastructuur en openbare ruimte. • Een stakeholder-, participatie-, marketing- en communicatiestrategie. • Periodieke resultaat- en voortgangsrapportages waarin de realisatie van de overeengekomen producten, mijlpalen, budgetten, risico’s, planning en kwaliteit inzichtelijk wordt gemaakt en eventuele afwijkingen worden voorzien van een advies of voorstel voor bijsturing. Uitvoering en sturing De opdracht wordt resultaatgericht verstrekt. De opdrachtgever stuurt uitsluitend op de overeengekomen resultaten, producten, kwaliteitseisen, mijlpalen, budgettaire kaders en oplevermomenten en niet op de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden. De opdrachtgever geeft geen inhoudelijke of organisatorische instructies over de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden. De opdrachtnemer organiseert de uitvoering zelfstandig en bepaalt naar eigen professioneel inzicht de werkwijze, planning van de eigen werkzaamheden, prioritering, inzet en wijze van samenwerking die nodig zijn om de overeengekomen resultaten te behalen. Afstemming met de opdrachtgever vindt plaats voor zover dit noodzakelijk is voor: • De beoordeling en acceptatie van opgeleverde producten en resultaten; • Besluitvorming die uitsluitend door de opdrachtgever of het gemeentebestuur kan plaatsvinden; • Het vaststellen of wijzigen van scope, budget, randvoorwaarden en mijlpalen; • Het bespreken van risico’s en afwijkingen die gevolgen hebben voor de overeengekomen resultaten. Deze afstemming heeft niet het karakter van dagelijkse werkverdeling, toezicht op de uitvoering of hiërarchische aansturing. Fasering, producten en oplevermomenten De opdracht wordt uitgevoerd in vier resultaatfasen: initiatief, definitie, ontwerp en uitvoering. Per fase zijn vooraf beoogde producten, resultaten en oplevermomenten bepaald. De opdrachtgever beoordeelt de opgeleverde producten aan de hand van de overeengekomen resultaten en kaders. De opdrachtnemer is zelfstandig verantwoordelijk voor de wijze waarop deze resultaten tot stand komen. Fase 1 – Initiatief Oplevering: uiterlijk 1 maart 2027 Op te leveren producten: • Een geactualiseerd integraal projectplan Placemaking ’t Zoet, gereed voor bestuurlijke besluitvorming; • Een herkenbaar en samenhangend overkoepelend placemakingconcept, inclusief uitgangspunten en positionering; • Een integrale planning met fasering, mijlpalen, go/no-go-momenten en benodigde besluitmomenten; • Een geactualiseerde GROTICK-analyse, inclusief belangrijkste risico’s en voorgestelde beheersmaatregelen. Resultaat fase 1: een besluitrijp inhoudelijk, organisatorisch en financieel kader op basis waarvan de opdrachtgever kan besluiten over het vervolg van de opdracht. Fase 2 – Definitie Oplevering: uiterlijk 1 juli 2027 • Een financiële strategie, inclusief budgetverdeling, financiële uitgangspunten en kasritmes; • Een bestuurlijke routekaart met benodigde besluitvormingsmomenten; • Een uitgewerkte stakeholder- en participatiestrategie; • Een uitgewerkte marketing- en communicatiestrategie; • Een geactualiseerde integrale planning met producten, mijlpalen en besluitvormingsmomenten voor de volgende fasen. Resultaat fase 2: een samenhangend en financieel onderbouwd kader waarmee de opdrachtgever besluitvorming over de verdere uitwerking kan laten plaatsvinden. Fase 3 – Ontwerp Oplevering: uiterlijk 1 oktober 2027 • Een besluitrijp uitvoeringsplan voor Innovatiepark Breda; • Een besluitrijp uitvoeringsplan voor het Icoon/de publiekstrekker; • Een besluitrijp uitvoeringsplan voor de overige gebiedsprogrammering; • Per uitvoeringsplan een beschrijving van doelstellingen, resultaten, randvoorwaarden, benodigde besluiten, planning, financiële consequenties en belangrijkste risico’s; • Een geactualiseerde integrale planning en GROTICK-analyse op basis van de voorgestelde uitvoeringsscenario’s. Resultaat fase 3: besluitrijpe uitvoeringsvoorstellen op basis waarvan de opdrachtgever bepaalt welke onderdelen naar realisatie gaan. Fase 4 – Realisatie en oplevering Oplevering: 31 oktober 2028 Deze fase richt zich op het realiseren en opleveren van de resultaten waarvoor de opdrachtgever op basis van de voorgaande fasen opdracht tot realisatie heeft gegeven. Op te leveren resultaten: • 3 concrete programmatische placemakingresultaten ter invulling van de programmalijnen Innovatiepark Breda, het Icoon/de publiekstrekker overeenkomstig de goedgekeurde uitvoeringsplannen; • Per gerealiseerde interventie of activiteit een aantoonbare oplevering ten opzichte van het betreffende uitvoeringsplan; • Periodiek geactualiseerde rapportages over planning, financiën, mijlpalen en GROTICK-aspecten; • Besluitrijpe voorstellen wanneer tijdens de uitvoering aanvullende bestuurlijke besluitvorming noodzakelijk blijkt; • Uiterlijk bij afronding van de opdracht een overdraagbaar projectdossier, bestaande uit ten minste het besluitenlogboek, risicodossier, actuele planning, budgetbewaking, relevante contracten, voortgangsrapportages en afspraken voor de vervolgfase. Resultaat fase 4: realisatie en aantoonbare oplevering van de overeengekomen placemakinginterventies en een compleet overdraagbaar projectdossier. De initiële looptijd van de opdracht is tot het einde van fase 3. Het is onze intentie om de opdracht daarna te verlengen tot en met de oplevering van fase 4. Governance en samenwerking De opdracht wordt uitgevoerd in de context van de programmaorganisatie van ’t Zoet. Voor het realiseren van de resultaten is samenwerking en afstemming nodig met verschillende gemeentelijke disciplines en externe partijen. De opdrachtnemer organiseert zelfstandig de voor het bereiken van de overeengekomen resultaten noodzakelijke afstemming met onder andere Stedelijk Beleid, Ruimte en Vastgoedontwikkeling (RUIVO), Stadsingenieurs Breda (SIB), ondernemers, kennisinstellingen, culturele partijen, bewoners, initiatiefnemers, marktpartijen, Breda Marketing en overige gebiedspartners. De betrokken gemeentelijke medewerkers en externe partijen blijven verantwoordelijk voor hun eigen werkzaamheden, expertise en bevoegdheden. De opdrachtnemer geeft geen hiërarchisch leiding aan gemeentelijke medewerkers, stuurt hen niet aan vanuit een personele verantwoordelijkheid en heeft geen personele verantwoordelijkheid voor deze medewerkers. De rol van de opdrachtnemer is uitsluitend gericht op het realiseren van de overeengekomen projectresultaten en het zelfstandig organiseren van de hiervoor noodzakelijke inhoudelijke samenhang en afstemming. De opdrachtnemer neemt daarbij geen bestaande structurele positie binnen de gemeentelijke lijn- of programmaorganisatie over. De verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer is afgebakend tot de overeengekomen opdracht en de daarbij behorende producten, resultaten en oplevermomenten. De opdrachtgever stuurt uitsluitend op de opdracht en de overeengekomen resultaten. Daarbij wordt gekeken naar: • Tijdige oplevering van de afgesproken producten; • Kwaliteit en bruikbaarheid van de resultaten; • Realisatie van overeengekomen mijlpalen; • Voortgang ten opzichte van de overeengekomen planning; • Financiële kaders en budget; • Projectrisico’s en afwijkingen; • Realisatie van het overeengekomen eindresultaat. De opdrachtgever stuurt uitsluitend op resultaten, mijlpalen, budgetten en oplevermomenten en niet op de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden. De opdrachtgever bepaalt niet hoe, wanneer of in welke volgorde afzonderlijke werkzaamheden worden uitgevoerd, behoudens overeengekomen deadlines, noodzakelijke besluitmomenten en andere objectieve projectrandvoorwaarden. De opdrachtnemer legt periodiek verantwoording af over de voortgang van de resultaten en mijlpalen, niet over de dagelijkse wijze waarop de werkzaamheden zijn verricht. De opdrachtnemer rapporteert eenmaal per maand op hoofdlijnen over de voortgang van de overeengekomen resultaten, producten, mijlpalen, planning, budget en belangrijkste risico’s. De rapportage is gericht op de beheersing en voortgang van de opdracht. De rapportage bevat geen verantwoording over de dagelijkse inrichting of uitvoering van de werkzaamheden. Wanneer een afwijking gevolgen heeft voor een overeengekomen resultaat, oplevermoment, budget of andere contractuele randvoorwaarde, legt de opdrachtnemer zelfstandig een voorstel voor bijsturing of besluitvorming voor aan de opdrachtgever. Eindresultaat Aan het einde van de opdracht zijn de volgende resultaten gerealiseerd en/of opgeleverd: • Een vastgesteld en uitvoerbaar integraal projectplan Placemaking ’t Zoet met heldere scope, governance, rollen, middelen, planning, risico’s, prioriteiten, afhankelijkheden en besluitmomenten. • Besluitrijpe uitvoeringsplannen voor Innovatiepark Breda, het Icoon/de publiekstrekker en de gebiedsprogrammering, inclusief ruimtelijke, juridische en financiële onderbouwing. • Een herkenbaar placemakingconcept en de daaruit voortvloeiende overeengekomen programmering. • Een bestuurlijke routekaart, integrale planning en actuele GROTICK-beheersing. • Een werkbare samenwerkings- en governancestructuur waarin rollen, verantwoordelijkheden, afhankelijkheden en besluitmomenten voor de betrokken disciplines zijn vastgelegd. • Besluitrijpe en financieel onderbouwde voorstellen voor prioritaire placemakingactiviteiten en fysieke maatregelen, inclusief planning, dekking, risico’s en beheerconsequenties. • Een actuele stakeholder-, participatie-, marketing- en communicatiestrategie met duidelijke rollen voor gemeente, Breda Marketing en externe partners. • 3 aantoonbaar gerealiseerde programmatische placemakinginterventies ter invulling van de programmalijnen Innovatiepark Breda, het Icoon/de publiekstrekker, overeenkomstig de goedgekeurde uitvoeringsplannen. • Een beheerst en overdraagbaar projectdossier met besluitenlogboek, risicodossier, planning, budgetbewaking, relevante contracten, voortgangsrapportages en afspraken voor de vervolgfase. Praktisch • Duur van de opdracht: 12 maanden, met een verlengingsoptie van 12 maanden. • Omvang: gemiddeld 32 uur per week. • Werkgebied: Breda. • Hybride uitvoering: ja. De overeengekomen omvang betreft de geraamde inzet die nodig is voor realisatie van de opdracht en vormt geen vast werkrooster. De opdrachtnemer bepaalt, binnen de overeengekomen oplevermomenten, projectafspraken en noodzakelijke overleg- en besluitmomenten, zelfstandig de inrichting van de werkzaamheden en de plaats van uitvoering.