FB coordinator / senior in The Hague, Zuid-Holland | Opdracht

Opdrachtomschrijving

Functieomschrijving: werkzaamheden of – prestatiedoelstelling Overzicht hebben, snel schakelen, de gebruiker centraal stellen. Vanuit die kwaliteiten kijken we bij de afdeling functioneel beheer van de hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV) naar onze dienstverlening. In een open werksfeer dragen we bij aan de ondersteuning van diensten op het gebied van visa, reisdocumenten, consulaire bijstand, publieksinformatie, crisisbeheersing en bedrijfsvoering. Wij zijn momenteel op zoek naar een coach op IV gebied die ons wil helpen om de dienstverlening naar een nog hoger niveau te brengen. In deze functie ben je de verbinder tussen business, IT en leveranciers. Je denkt en werkt keten gericht. Je houdt het overzicht en stelt de juiste prioriteiten samen met je stakeholders. Je staat continu in nauw contact met je interne klanten binnen HDCV, zodat je goed in staat bent om nieuwe of gewijzigde functionaliteiten te implementeren en de kerngebruikers te (laten) begeleiden. Daarnaast ben je in staat om de juiste afstemming met onze ICT afdeling (IDI) te doen en sta je periodiek in nauw contact met de leveranciers van de applicaties. Naast het functionele ketenbeheer van bestaande applicaties, word je ook betrokken bij upgrades, innovatieve projecten en implementaties van nieuwe systemen. Onlangs heeft er bijvoorbeeld een implementatie plaatsgevonden van een nieuw e-kassa systeem wereldwijd, loopt er een project voor een nieuw systeem voor consulair maatschappelijke bijstand voor Nederlanders in nood in het buitenland en staan we aan de vooravond van een impactvolle verbetering binnen het visumproces. We werken steeds meer op een agile manier samen met al onze stakeholders. We werken kort cyclisch in 2 wekelijkse sprints. Eens per kwartaal houden we een PI event. Hier stemmen we gezamenlijk af waar we aan gaan werken het komende kwartaal. Tijdens je werk zul je daarom ook veel afstemming hebben met Product Managers, Product Owners, SME-ers (Subject Matter Experts), Business Analisten, Test- en Release managers en developpers. Jouw input is essentieel om samen te zorgen dat opgeleverde items ook als gewenst goed en tijdig functioneren. Als persoon ben je te typeren als een echte verbinder. Je bent communicatief zeer sterk, energievol en hebt een proactieve houding. Je zoekt je gebruikers frequent op (operationeel-, tactisch- niveau), bent zichtbaar voor hen en weet exact hun behoefte. Je rapporteert periodiek aan hen en je werkt transparant: je zegt wat je doet en doet wat je zegt. Je hebt een enthousiaste manier van werken en bent te typeren als een echte doorzetter die ook anderen weet te inspireren. Hierbij neem je een coachende houding aan en toont voorbeeldgedrag. Je stuurt op inhoud een klein team (4 fte) aan en bent in staat om snel dit team op een professioneler niveau te brengen. Team: In deze rol zul je deel uitmaken van een functioneel beheer team van circa achttien medewerkers belast met het functioneel beheer van een twintigtal applicaties. Het gaat om applicaties die het visum- en reisdocumentenproces ondersteunen (CSO), het proces voor consulaire bijstand aan Nederlanders in nood in het buitenland en publieksinformatie aan Nederlanders en niet-Nederlanders in het buitenland die gebruik maken van de diensten van de Nederlandse overheid (NWW), crisisbeheersing en bedrijfsvoering. Het team hanteert de BiSL systematiek. Jouw focus zal in eerste instantie liggen op de NWW hoofdprocessen (consulaire bijstand, publieksinformatie, crisisbeheersing en bedrijfsvoering). Hier is een apart subteam voor ingericht. Het team werkt nauw samen met zowel collega's werkzaam aan de beleidsmatige kant, binnen de bedrijfsvoering (AVG, Informatiebeveiliging, business intelligence, finance en HR) als aan de uitvoerende kant, de gebruikers van de systemen. De applicaties bevinden zich in een interne en soms externe keten. Daarom is er ook veel contact met andere ministeries en voor visa met onze Schengenpartners. Wil je graag betekenisvol werk doen? Werken bij HDCV is werken aan opdrachten met maatschappelijke impact! Organisatie-omschrijving: Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen en tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld. Het ministerie voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, geaardheid.