Clustercoördinator Baggeren en bergingen ZD A in Rotterdam, Zuid-Holland | Opdracht

Opdrachtomschrijving

Voor het cluster Baggeren & Bergingen van Rijkswaterstaat zoeken wij een zelfstandige, proactieve en verbindende Clustercoördinator. In deze functie ben je de centrale spil binnen het cluster en ondersteun je de projectmanager, manager projectbeheersing en het Integraal Projectmanagementteam (IPM-team) bij de organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden, informatiestromen en besluitvorming. De kern van de functie ligt in het creëren van overzicht, structuur en continuïteit binnen een dynamische projectomgeving. Je zorgt ervoor dat werkzaamheden goed op elkaar aansluiten, informatie tijdig beschikbaar is, acties worden opgevolgd en het managementteam beschikt over de juiste informatie om te kunnen sturen en besluiten te nemen. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan het functioneren van het cluster en de ondersteuning van de projectmanager en het IPM-team. Een belangrijk onderdeel van de functie bestaat uit het ondersteunen en faciliteren van de overleg- en besluitvormingsprocessen binnen het cluster. Je organiseert en coördineert overleggen, bereidt agenda's en stukken voor, verzorgt verslaglegging en bewaakt de opvolging van acties en besluiten. Deze werkzaamheden vormen een belangrijk onderdeel van de rol, maar vinden plaats binnen de bredere verantwoordelijkheid van clustercoördinatie en ondersteuning van het managementteam. Daarnaast ben je op de hoogte van wat er speelt binnen het cluster, leg je verbindingen tussen disciplines, bewaak je voortgang en ondersteun je collega's bij organisatorische, procedurele en procesmatige vraagstukken. Je signaleert knelpunten en verbeterkansen. Versie 2021-07 en draagt actief bij aan een professionele, efficiënte en goed georganiseerde werkwijze binnen het team. De functie vraagt om een hoge mate van zelfstandigheid, organisatietalent, bestuurlijke sensitiviteit, uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om snel te schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden, belangen en stakeholders. Wij zoeken nadrukkelijk iemand die voor langere tijd onderdeel wil uitmaken van het cluster en een stabiele factor wil zijn binnen de organisatie. Als Clustercoördinator ondersteun je de projectmanager, manager projectbeheersing en het IPM-team bij de dagelijkse organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden, informatiestromen en besluitvorming binnen het cluster. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: • Organiseren, plannen en coördineren van overleggen, werksessies, bijeenkomsten en workshops. • Beheren van agenda's en ondersteunen bij de voorbereiding van afspraken van de projectmanager. • Voorbereiden van vergaderingen, verzamelen van input en opstellen van agenda's. • Opstellen, verspreiden en beheren van vergaderstukken. • Notuleren van complexe overleggen en opstellen van heldere verslagen. • Opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten. • Bewaken van acties, besluiten, deadlines en gemaakte afspraken. • Actief opvolgen van openstaande actiepunten en signaleren van knelpunten. • Ondersteunen van bestuurlijke en projectmatige besluitvorming. • Opstellen, redigeren en coördineren van memo's, nota's, opdrachtbrieven, rapportages en presentaties. • Beheren, structureren en toegankelijk houden van documenten en informatiestromen. • Ondersteunen bij periodieke voortgangsrapportages en managementinformatie. • Onderhouden van overzichten, registraties en clusterdossiers. • Toezien op een goede beschikbaarheid, vindbaarheid en ordening van documenten en projectinformatie. • Organiseren van clusterbijeenkomsten, kennissessies en teamactiviteiten. • Signaleren van verbeterkansen binnen werkprocessen en bijdragen aan de implementatie daarvan. • Bijdragen aan een professioneel, volledig en toegankelijk projectarchief. Bij de uitvoering van de werkzaamheden maak je gebruik van de binnen Rijkswaterstaat toegepaste systemen en informatieomgevingen, zoals Microsoft 365, SharePoint/Connect, Relatics/GRIP. Je bent zichtbaar aanwezig binnen het cluster en fungeert als aanspreekpunt voor organisatorische, procedurele en informatieve vraagstukken. Je haalt energie uit het creëren van structuur, overzicht en rust binnen een omgeving waar veel tegelijkertijd gebeurt. Je vindt het leuk om zaken goed te organiseren en ervoor te zorgen dat collega's hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Je krijgt voldoening van het voorbereiden van overleggen, het opstellen van heldere verslagen, het bewaken van acties en het ondersteunen van besluitvorming. Over de klant: Rijkswaterstaat Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO) Het organisatieonderdeel PPO is verantwoordelijke voor het complete onderhoud van alle rijkswegen, vaarwegen, tunnels, bruggen, waterkeringen, sluizen en bedieningsinstallaties in heel Nederland. Cluster PPO ZD A Baggeren en Bergingen Het cluster Baggeren en Bergingen (ZD A BB) is een landelijk opererend team, gecoördineerd vanuit Rijkswaterstaat, dienst Zee en Delta. Het reguliere werk betreft voornamelijk (zoute) vaarwegonderhoud voor zeevaartgeulen en havens langs de Nederlandse kust, uiteenlopend van de Eemsgeul tot aan de Westerschelde. Naast het vaarwegonderhoud voert het cluster ook (projectmatige) bergingen uit wanneer objecten een belemmering vormen voor de scheepvaart. Het cluster bestaat uit circa 34 FTE, verdeeld over ongeveer 46 collega’s die direct bij het team betrokken zijn. Werkzaamheden • Opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten; bewaken van acties, besluiten, deadlines en gemaakte afspraken. • Onderhouden van overzichten, registraties en clusterdossiers; toezien op beschikbaarheid, vindbaarheid en ordening van documenten en projectinformatie. • Werken met systemen en informatieomgevingen zoals Microsoft 365, SharePoint/Connect, Relatics/GRIP.