Interim Kwartiermaker Kabinetszaken
Job Description
Opdracht in het kort
Reageren kan ook via info@verseopdrachten.nl.
Voor onze opdrachtgever zoeken wij een Interim Kwartiermaker Kabinetszaken. Voldoe jij aan de eisen en wensen? Lijkt de opdracht jou leuk om te doen? Dan ben jij wellicht de kandidaat voor deze opdracht. Reageer en wij helpen je aan tafel.
Wensen
- Aantoonbare werkervaring met het in kaart brengen van werkwijzen, rolverdeling, planning en budgettering van een team of organisatieonderdeel en het adviseren van leidinggevenden of bestuurders over verbetermaatregelen die zijn doorgevoerd (20 punten);
- Aantoonbare werkervaring met het inrichten of verbeteren van werkprocessen, overlegcycli, planning en rolverdeling binnen een organisatie (20 punten);
- Aantoonbare werkervaring met het opstellen, beheren of inzichtelijk maken van budgetten en het bewaken van uitgaven, met eindverantwoordelijkheid (20 punten);
- Aantoonbare werkervaring met de dagelijkse praktijk van kabinets- of bestuursondersteuning, waaronder ceremoniële en protocollaire bijeenkomsten, representatieve activiteiten, speechwriting en communicatie rondom bestuurlijke evenementen (15 punten);
- Aantoonbare werkervaring met het leggen en onderhouden van samenwerking tussen een klein team en andere organisatieonderdelen, inclusief het vroegtijdig signaleren en oplossen van knelpunten in die samenwerking (15 punten);
Eisen
- Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau;
- Aantoonbare werkervaring met de dagelijkse praktijk van een bestuurlijk kabinet, bestuurssecretariaat bij een gemeente, provincie of waterschap;
- Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke communicatie, speechwriting, representatie of protocollaire ondersteuning van een bestuurder binnen een overheidsorganisatie;
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten of verbeteren van werkprocessen, rolverdeling of overlegstructuren binnen een team of organisatieonderdeel, opgedaan bij een overheidsorganisatie en/of als zelfstandig ondernemer met eindverantwoordelijkheid;
- Aantoonbaar beschikbaar voor 32 uur per week gedurende de opdrachtperiode.
Opdrachtomschrijving
Binnen Kabinetszaken komen verschillende werkzaamheden samen: bestuurlijke ondersteuning, representatie, protocol, communicatie, planning, evenementen, financiële beheersing en samenwerking met andere organisatieonderdelen. De dagelijkse werkzaamheden gaan onverminderd door, terwijl tegelijkertijd behoefte bestaat aan meer structuur in onder andere: taak- en rolverdeling; eigenaarschap; planning en prioritering; overlegstructuren; werkprocessen; financieel overzicht; samenwerking met aanpalende teams; kennisborging en continuïteit. De opdracht vraagt daarom om een professional die de dagelijkse praktijk van een bestuurlijk kabinet goed kent én aantoonbare ervaring heeft met het analyseren, structureren en verbeteren van werkprocessen en samenwerking. Doel van de opdracht Het doel van de opdracht is om Kabinetszaken in de periode tot en met 31 december 2026 te stabiliseren, structureren en professionaliseren, zodat een heldere en overdraagbare basis ontstaat voor de verdere inrichting van het kabinet. De kwartiermaker brengt de bestaande situatie in kaart, ontwikkelt een passende inrichting en zorgt ervoor dat overeengekomen verbeteringen gedurende de opdrachtperiode daadwerkelijk worden ingevoerd. De opdracht is daarmee nadrukkelijk gericht op kwartiermaken: analyseren, adviseren, implementeren, structureren en borgen. Opdracht De opdrachtnemer wordt ingezet vanwege specifieke expertise op het snijvlak van: bestuurlijke ondersteuning en kabinetszaken; bestuurlijke communicatie; procesregie; organisatie- en procesverbetering; planning en prioritering; budgettering en financiële beheersing; samenwerking tussen verschillende organisatieonderdelen. De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt binnen de overeengekomen kaders zelf de aanpak, volgorde en wijze van uitvoering. De opdrachtgever stuurt op de afgesproken resultaten en beoordeelt de kwaliteit, bruikbaarheid en tijdigheid van de opgeleverde producten. De opdracht betreft geen structurele invulling van een reguliere functie. De inzet is tijdelijk en gericht op het realiseren van een concreet verander- en verbeterresultaat. Fase 1 – Kwartiermaken tot en met 31 december 2026 De eerste fase staat volledig in het teken van het analyseren, structureren, verbeteren en waar mogelijk implementeren van de werkwijze binnen Kabinetszaken. Resultaat 1 – Analyse huidige situatie Uiterlijk in de eerste fase is een analyse opgeleverd van: huidige taak- en rolverdeling; eigenaarschap van werkzaamheden; planning en prioritering; overlegstructuur; werkprocessen; budgettering en financiële sturing; samenwerking met aanpalende teams; kwetsbaarheden in continuïteit en kennisborging. De analyse bevat een duidelijke beschrijving van knelpunten, overlap, hiaten en verbetermogelijkheden. Resultaat 2 – Advies toekomstige inrichting Kabinetszaken Op basis van de analyse wordt een concreet en uitvoerbaar advies opgeleverd voor de verdere inrichting van Kabinetszaken. Het advies bevat minimaal: voorgestelde taak- en rolverdeling; duidelijke verantwoordelijkheden en eigenaarschap; voorstel voor overleg- en afstemmingsstructuur; planning- en prioriteringssystematiek; inrichting van financieel overzicht en budgetbewaking; samenwerkingsafspraken met betrokken teams; voorstel voor kennisborging en continuïteit; prioriteiten voor een eventuele vervolgfase. Resultaat 3 – Implementatie eerste verbetermaatregelen De kwartiermaker beperkt zich niet tot het schrijven van een advies. Waar besluitvorming binnen de opdrachtperiode plaatsvindt, worden overeengekomen verbeteringen direct geïmplementeerd. Uiterlijk 31 december 2026 zijn daarom: nieuwe of aangescherpte werkafspraken ingevoerd; rollen en verantwoordelijkheden waar mogelijk vastgelegd; een werkbaar overleg- en planningsritme ingericht; eigenaarschap van terugkerende werkzaamheden inzichtelijk; een werkbare systematiek voor prioriteiten en voortgang beschikbaar; eerste verbeteringen in de samenwerking met andere organisatieonderdelen gerealiseerd. Resultaat 4 – Financieel overzicht en beheersing Voor Kabinetszaken is een werkbare systematiek beschikbaar waarmee: beschikbare budgetten inzichtelijk zijn; uitgaven kunnen worden gevolgd; financiële verplichtingen tijdig zichtbaar zijn; periodiek kan worden gestuurd op budget en prioriteiten. Resultaat 5 – Borging en overdracht Aan het einde van de eerste fase ligt een overdraagbaar dossier met: analyse; verbeterplan; gerealiseerde verbeteringen; vastgelegde werkafspraken; rollen en verantwoordelijkheden; planning- en overlegstructuur; financieel overzicht; resterende aandachtspunten; advies voor de vervolgfase. Het resultaat moet de organisatie in staat stellen om op basis hiervan zelfstandig verder te werken en een onderbouwde keuze te maken over eventueel vervolg. Inhoudelijke werkzaamheden Om bovenstaande resultaten te realiseren kan de opdrachtnemer onder andere: gesprekken voeren met betrokken medewerkers en stakeholders; bestaande werkprocessen en documenten analyseren; taken, verantwoordelijkheden en eigenaarschap inzichtelijk maken; knelpunten in samenwerking en werkprocessen analyseren; verbetermaatregelen ontwikkelen; werkprocessen, formats en overlegstructuren ontwerpen; implementatie van verbetermaatregelen begeleiden; budgetten en werkzaamheden inzichtelijk maken; kennisoverdracht organiseren; adviseren van teamleider en andere betrokkenen. Praktijkkennis Kabinetszaken Om de kwartiermakersopdracht vanuit de inhoud te kunnen uitvoeren is aantoonbare kennis van de dagelijkse kabinetspraktijk noodzakelijk. Daaronder verstaan wij onder andere ervaring met: representatieve en protocollaire ondersteuning; Koninklijke onderscheidingen; officiële ontvangsten en bestuurlijke bijeenkomsten; herdenkingen en ceremoniële activiteiten; bestuurlijke speeches en teksten; voorbereiding en begeleiding van activiteiten van burgemeester en/of wethouders. De opdrachtnemer kan gedurende de kwartiermakersfase waar noodzakelijk tijdelijk inhoudelijke werkzaamheden uitvoeren om processen daadwerkelijk te kunnen analyseren, toetsen en verbeteren. Deze inzet staat ten dienste van de kwartiermakersopdracht en vormt niet het primaire doel van de opdracht. Zelfstandigheid en uitvoering De opdrachtnemer: bepaalt zelfstandig de wijze waarop de overeengekomen resultaten worden gerealiseerd; organiseert de eigen werkzaamheden en planning; wordt niet aangestuurd op aanwezigheid of dagelijkse uitvoering; ontvangt geen hiërarchische leiding; legt periodiek verantwoording af over voortgang en resultaten; maakt geen structureel onderdeel uit van de personele formatie; wordt beoordeeld op de overeengekomen resultaten en deliverables. Afstemming met medewerkers, teamleider, burgemeester en andere betrokkenen vindt uitsluitend plaats voor zover noodzakelijk voor het realiseren en toetsen van de opdrachtresultaten.
Zo vergroot je je kans op deze opdracht
Bij veel opdrachtgevers wordt je cv eerst beoordeeld op de afzonderlijke eisen en wensen. Alleen noemen dat je ergens ervaring mee hebt, is daarom vaak niet voldoende.
Onderbouw in je cv zo concreet mogelijk waar, wanneer en in welke rol je de gevraagde ervaring hebt opgedaan. Benoem relevante opdrachten, organisaties, perioden, werkzaamheden en resultaten. Hoe eenvoudiger de beoordelaar jouw ervaring kan herleiden naar de eisen en wensen, hoe sterker je voorstel.
Wanneer je via Verse Opdrachten reageert, helpen wij je om je voorstel zo duidelijk mogelijk te maken voordat het wordt ingediend.
Voorstellen via Verse Opdrachten
Door op deze opdracht te reageren geef je Verse Opdrachten toestemming om jouw aangeleverde cv, toelichting en gegevens te gebruiken om je voor deze concrete opdracht voor te stellen. We stellen je alleen voor wanneer jij daarvoor akkoord hebt gegeven.
Waarom via Verse Opdrachten?
Wij willen dat zoveel mogelijk van het beschikbare tarief bij jou terechtkomt. Daarom werken we met lage en vooraf transparante fees. Onze fee bedraagt 7,5% tot 9%.
Wij helpen je actief om aan tafel te komen. We stoppen veel werk in de kwaliteit van jouw voorstel en in de aansluiting tussen je cv en de eisen en wensen van de opdrachtgever. Onze aanpak is gericht op een hoge succesratio.
We hebben voor vrijwel iedere situatie een passende route: ZZP Detachering, directe inhuur of traditionele projectdetachering. We zoeken een betrouwbare en zo gunstig mogelijke oplossing voor jou, ingericht in lijn met de geldende regels rond de Wet DBA. Je hoeft dus niet zelf verder te zoeken naar een passende inhuurconstructie.
Ook als je nog niet direct op een opdracht wilt reageren, zoeken we gratis en vrijblijvend met je mee. We stellen je alleen voor als jij dat wilt.
Vrijheid staat voorop. Geen onnodig beperkende contractafspraken. En besluit je na een gesprek dat de opdracht toch niet bij je past? Dan is afhaken geen probleem.
Interesse?
Reageer en wij helpen je aan tafel. Zorg dat je reactie ruim vóór de Verse Opdrachten-deadline bij ons binnen is, zodat we tijd hebben om je voorstel te controleren en te verbeteren.
Lukt reageren via de site niet? Mail dan naar info@verseopdrachten.nl.
