Energieke Archivaris (beleid en toezicht)

Over de opdracht

In deze interim-opdracht werk je op het snijvlak van beleidsvorming en toezicht op informatiebeheer binnen een gemeente. Je ontwikkelt en actualiseert beleid en stemt dit af met de archivaris, de CIO en collega’s op het gebied van privacy, informatiebeveiliging, architectuur, functioneel beheer en informatiebeheer. Daarbij vertaal je beleidskaders naar praktische regels, instrumenten en werkinstructies en zorg je dat deze binnen de organisatie goed worden gecommuniceerd.

Een belangrijk onderdeel is het opstellen en verder brengen van de informatiebeheerstrategie, het afronden van het vernietigingsbeleid en het ontwikkelen van beleid en werkinstructies voor de openbaarheid van gedigitaliseerde archieven. Ook draag je bij aan de beleidsontwikkeling rond data loss prevention binnen Microsoft 365. Je treedt op als aanjager, maar werkt nauw samen met de archivaris, kwaliteitsmedewerkers en de verantwoordelijke manager voor informatiebeheer en data. Gezamenlijk breng je beleidshiaten in beeld en vul je deze aan, zodat de organisatie informatie duurzaam en in goede, geordende en toegankelijke staat kan bewaren.

Voor het toezicht ontwikkel je een toezichtagenda die structuur brengt in de toezichtcyclus, terugkerende thema’s benoemt en ruimte biedt voor incidentele onderwerpen die aandacht vragen. Je bepaalt welke werkzaamheden prioriteit hebben, voert deze waar mogelijk zelf uit en maakt inzichtelijk waar aanvullende actie nodig is. Daarbij benut je bestaande documentatie, eerdere rapportages en bevindingen uit onder meer interbestuurlijk of horizontaal toezicht en archiefinspecties. De opdracht maakt deel uit van de reguliere bedrijfsvoering: je werkt binnen het bestaande team, neemt deel aan interne overleggen en stemt dagelijks af met de verantwoordelijke manager. Continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders zijn belangrijke uitgangspunten.