Resultaatgerichte Secretarieel ondersteuner IBD€ 77,–
Job Description
€ 77,– EUR
donderdag 30 april 2026, 12:00 uur (reageer 2 dagen ervoor)
uren 18
Opdracht omschrijving Resultaatgerichte Secretarieel ondersteuner IBD
1.3 Omschrijving van de opdracht Als secretarieel ondersteuner bij de IBD werk je nauw samen met het hoofd IBD en de coördinatoren en ben jij het organisatorische hart van het team. In deze functie onderhoud je zowel interne als externe contacten, en houd je zicht op de voortgang van uiteenlopende administratieve en secretariële taken. Denk hierbij aan het agendabeheer, organiseren en notuleren van vergaderingen, opvolging van gemaakte afspraken, het bieden van administratieve ondersteuning en aan het organiseren van zowel online als fysieke bijeenkomsten met zeer uiteenlopende thema’s en deelnemers. In alle dynamiek ben jij als ondersteuner een centraal rustpunt, weet jij de orde te bewaren, heb je een oog voor het resultaat en blijf je gestructureerd werken. Je houdt ervan te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en bent goed in het plannen en organiseren. Je bent nieuwsgierig, zelfstandig en niet bang om met nieuwe ideeën te komen, hebt een proactieve houding en bent communicatief sterk. Je bent ook klantgericht en kan planmatig werken. Je bent een echte teamspeler: je communiceert open, werkt graag samen met de collega’s in het team en streeft samen naar het beste resultaat. Daarnaast kun je goed zelfstandig werken: je stelt prioriteiten, bewaakt je eigen planning en neemt verantwoordelijkheid voor je werk. Bij de IBD krijg je de ruimte je werkweek grotendeels zelf in te delen. Je bepaalt in overleg met je leidinggevende en naaste collega’s op welke dagen je op kantoor bent en op welke dagen je thuis werkt. We hebben een aantal vaste kantoordagen. Op deze dagen hebben we bijvoorbeeld teambreed overleggen en staat samenwerken centraal. centrale overheidsorganisatie 4/9 Wel vragen we in deze rol om flexibiliteit: als centrale schakel in het team ben je het aanspreekpunt voor IBD-collega’s maar ook voor andere afdelingen. Dit betekent dat je, afhankelijk van de werkzaamheden en overlegmomenten, soms vaker op kantoor aanwezig zult zijn dan gemiddeld.
Resultaat:
1.5 Resultaat van de opdracht Je hebt gefungeerd als ‘spin in het web’ voor de IBD. Je hebt inhoudelijke en administratieve ondersteuning geleverd ten behoeve van diverse werkgroepen, expertgroepen, webinars en bespreekuren. Je hebt diverse bijeenkomsten (online en fysiek) georganiseerd en het team ondersteund in de opvolging van gemaakte afspraken en actiepunten. Je hebt diverse administraties en Teams-omgevingen beheerd, een soepele administratieve in- en uitstroom van teamleden gefaciliteerd en voor collega’s iets geregeld bij leuke gelegenheden of minder blije momenten. Je hebt zorggedragen voor uniformiteit in werkwijzen en de voortgang van de processen en je hebt meegedacht in procesoptimalisatie.
Eisen
2. Eisen De inschrijving moet volledig voldoen aan de eisen die vermeld zijn in deze paragraaf. Het niet voldoen aan een of meerdere eisen betekent uitsluiting van verdere beoordeling van de inschrijving (knock-out). Het ontbreken van informatie of antwoorden, bijvoorbeeld door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, is voor eigen risico van de inschrijver, en kan gemeente in Zuid-Holland tot uitsluiting. In de eerste plaats worden de aanbiedingen beoordeeld op het voldoen aan de gestelde eisen, uurtarief en de overige gestelde vragen voor deze specifieke functie. Als voor een bepaald aspect uitdrukkelijk bewijs in het cv of de motivatie is gevraagd en dat bewijs ontbreekt (in de ogen van de beoordelaar), dan kan zonder verificatie worden besloten de offerte terzijde te leggen. De eisen zoals deze zijn geformuleerd in onderstaande tabel zijn leidend in geval van eventuele discrepanties met de overige tekst. centrale overheidsorganisatie 5/9 Kennis en expertise Het ingediende cv en eventueel de aangeleverde motivatiebrief moet aantonen dat aangeboden kandidaat minimaal beschikt over onderstaande eisen. Aantoonbaarheid kan blijken uit het weergeven van de behaalde opleidingen, werkervaring of referentieprojecten in ingediend cv. • Een afgeronde opleiding op MBO niveau • Minimaal 4 jaar ervaring in het ondersteunen van teams en managers, als secretaresse of ondersteuner • Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het functioneel en/of technisch beheren van Microsoft Teams, inclusief het inrichten van teams, kanalen en rechtenstructuren, en het beheren van documentstructuren, • Ervaring met Content Management Systemen (bij voorkeur WordPress) • De kandidaat heeft recente ervaring, opgedaan in de afgelopen 5 jaar, met het organiseren van meer dan 5 bijeenkomsten per jaar voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties.
Wensen
2. Wensen Nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd op de eisen, worden de wensen beoordeeld. Beoordeling van onderstaande wensen en ingediende prijs vindt plaats via een puntensysteem. De behaalde score wordt vervolgens opgeteld bij de behaalde score voor de opgegeven prijs. Het resultaat bepaalt de eindscore. centrale overheidsorganisatie 6/9 De score op de wensen telt voor maximaal 80 punten mee. Onderstaande vragen dienen naar waarheid te worden ingevuld. Het beantwoorden van de vragen gaat via Mercell S2C. Als blijkt dat vragen niet naar waarheid zijn beantwoord om op die manier een hogere score te behalen, dan heeft centrale overheidsorganisatie het recht de aanbieder uit het DAS te verwijderen en/of de inschrijving terzijde te leggen. Uw aanbieding bestaat uit een CV, motivatie en de antwoorden zoals gegeven in Mercell S2C. Wensen Onderwerp Score Maximaal aantal punten De kandidaat beschikt over een bewezen trackrecord als secretarieel ondersteuner. Geen bewezen trackrecord = 0 punten Tussen 4 en 5 jaar = 5 punten Tussen 5 en 7 jaar = 10 punten Meer dan 7 jaar = 15 punten 15 punten De kandidaat heeft recente ervaring met het organiseren van bijeenkomsten Geen ervaring = 0 punten Tussen 0 en 1 jaar = 5 punten Tussen 1 en 3 jaar = 10 punten Meer dan 3 jaar = 15 punten 15 punten De kandidaat heeft kennis van CRM systemen, bij voorkeur MS Dynamics Geen kennis = 0 punten heeft in zijn carriere wel eens gewerkt met een CRM systeem = 5 punten Is functioneel beheerder geweest van een CRMSysteem=8 punten heeft in zijn carriere wel eens gewerkt met MS Dynamics = 12 punten Is functioneel beheerder geweest van MS Dynamics = 15 punten 15 punten centrale overheidsorganisatie 7/9 De kandidaat heeft kennis van de gemeentelijke organisatie en bedrijfsvoering Geen kennis = 0 punten Kandidaat heeft bij overige overheidsinstellingen gewerkt = 5 punten Kandidaat heeft in een andere functie, nauw samengewerkt met gemeentelijke organisaties = 10 punten Heeft bij een gemeente gewerkt = 15 punten 15 punten Werkervaring op HBO Niveau, bijvoorbeeld: – Complexe informatie verwerken en samenvatten – Procesmatig meedenken en verbeteren – Zelfstandig organiseren en prioriteren – Werken als “back-up” op hoger niveau Geen ervaring = 0 punten Tussen 0 en 1 jaar = 5 punten Tussen 1 en 3 jaar = 10 punten Meer dan 3 jaar = 15 punten 15 punten Ervaring met Content Management Systemen (bij voorkeur WordPress) Geen ervaring = 0 punten Tussen 0 en 2 jaar = 2 Meer dan 2 jaar = 5 punten 5 punten
