Specialist werkplek hardware bij VNG Realisatie (tijdelijke opdracht)

• Den Haag, 16 uur per week.
• Opdrachtnummer: 25.082

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur (ZZP-er, via bureau of detachering vanuit een andere organisatie). De maximale duur van dit contract  op grond van deze aanbesteding is 36 maanden. De omvang is gemiddeld 16 uur per week, de beoogde startdatum is 15 september 2025.

Specificatie

Over Support Overheid Realisatie

De Support Overheid representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. Support Overheid Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal en doet dit onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. Support Overheid Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein.
• Verbeteren van de dienstverlening.
• Efficiënter en wendbaarder maken van de organisatie.
• Anticiperen op de toekomst.

Over het Kenniscentrum Inkoop

Het Kenniscentrum Inkoop is onderdeel van Support Overheid Realisatie en heeft zowel een adviserende als uitvoerende rol op inkoopgebied. Gemeenten (en Support Overheid collega’s) kunnen in brede zin advies vragen aan het kenniscentrum over door hen zelf ingezette of in te zetten inkooptrajecten, maar kunnen het kenniscentrum ook vragen om namens hen complete inkooptrajecten uit te voeren. De inkooptrajecten die het kenniscentrum zelf uitvoert zijn in de meeste gevallen aanbestedingen die voor een collectief van gemeenten (en aan gemeenten gelieerde organisaties) in de markt worden gezet.

Omschrijving van de opdracht

Het Kenniscentrum Inkoop is recent gestart met een aanbestedingsproject voor de verwerving van aan de werkplek gerelateerde hardware. Momenteel wordt onderzocht welke hardware hier exact onder valt, maar vooralsnog wordt gekeken naar de volgende producten:

• Vaste werkplekken (desktop PC’s).
• Mobiele werkplekken (laptops).
• Tablets.
• Smartphones.
• Randapparatuur/accessoires (beeldscherm, toetsenbord, muis, lokale printer/scanner, speakers, headset, camera/webcam, etc.).

Daarnaast is ook behoefte om aan deze hardware gerelateerde dienstverlening te verwerven. Hierbij wordt op dit moment gedacht aan:

• Advisering over in te zetten producten.
• Fijnmazige distributie van producten, bijvoorbeeld ook naar huisadressen.
• Installatie/configuratie van producten op basis van gemeentespecifieke wensen.
• Stickeren en registeren (bijhouden CMDB) van producten.
• Refurbishen apparatuur en aanbieden (intern en extern) van refurbished apparaten.
• Afvoeren/recyclen van producten.

Het Kenniscentrum Inkoop van Support Overheid Realisatie is op zoek naar een specialist die een diepgaande (technische) kennis heeft over deze producten, die weet welke dienstverlening organisaties nodig hebben voor een professionele inzet en exploitatie van deze producten, die de markt voor de levering van dit type producten en dienstverlening kent en die in staat is zelfstandig deze kennis helder te beschrijven in programma’s van eisen waar marktpartijen op kunnen offreren.

De specialist werkplek hardware moet tevens in staat zijn om zijn/haar ideeën te presenteren aan zowel kleinere als grote groepen afgevaardigden van in de aanbesteding geïnteresseerde gemeenten en moet deze gemeenten kunnen overtuigen van de juistheid van de keuzen en de koers die hij/zij samen met het aanbestedingsteam uitzet. Het is wenselijk als de specialist ervaring heeft met het doorlopen van één of meer Europese aanbestedingstrajecten.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Opleveren van documenten met specificaties van de te verwerven producten, geschikt voor formele opname in aanbestedingsstukken;
• Opleveren van documenten met specificaties van de te verwerven diensten, afgestemd op de behoeften van de betrokken gemeenten;
• Opleveren van documenten waarin de serviceniveaus van de te verwerven producten en diensten zijn gespecificeerd;
• Opleveren van documenten waarin de marktconformiteit (functioneel en financieel) gedurende de looptijd van de overeenkomsten wordt geborgd;
• Opleveren van documenten waarin de vereiste voor rapportage over de te leveren producten en diensten helder zijn vastgelegd;
• Verzorgen van presentaties van de opgeleverde documenten/resultaten aan diverse groepen (voornamelijk gebruiksgroepen) en verkrijgen van instemming of akkoord;
• Leveren van inhoudelijke bijdragen aan de wervingsstrategie op basis van actuele materie- en marktkennis;
• Opleveren van aanvullende bijdragen aan projectresultaten indien relevent, in afstemming met het projectteam.

Resultaat van de opdracht

Voor de te verwerven producten en diensten worden, in nauwe samenwerking met gebruikersvertegenwoordigers, de volgende documenten opgesteld en geaccordeerd:

• Programma’s van eisen, geschikt voor formele aanbesteding;
• Documenten met duidelijke beschrijvingen van serviceniveaus, marktconformiteitsinstrumenten en rapportagevereisten;
• Doelgroepgerichte PowerPointpresentaties ter toelichting en onderbouwing van de gemaakte keuzes, gericht op het verkrijgen van draagvlak en formele goedkeuring.

Planning

De voorbereiding van de aanbesteding start in het vierde kwartaal van 2025 en loopt door tot eind 2025. Het vervolgtraject ziet er als volgt uit:

• Q1 – Q2 2026: Opstellen van de bestekken;
• Q2 – Q3 2026: Uitvoering van de aanbestedingsprocedure;
• Q3 – Q4 2026: Beoordeling van de inschrijvingen en gunning van de opdracht;
• Q4 2026: Contractering van de geselecteerde partij(s);
• Q4 2026 – Q1 2027: Overdracht naar beheer en implementatie;
• Q1 2027: Afsluiting van het project en nazorgfase.

Eisen

De inschrijving moet volledig voldoen aan de eisen die vermeld zijn in deze paragraaf.
Uit het cv en/of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

• Minimaal een afgeronde HBO opleiding op het gebied van ICT.
• Minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van het beschrijven van ICT hardware specificaties.
• Minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van het beschrijven van dienstverlening gerelateerd aan de levering en inzet van ICT Hardware.
• Minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van het presenteren en succesvol verdedigen van opgeleverde resultaten.

Wensen

Nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd op de eisen, worden de wensen beoordeeld.

• Geef aan hoeveel jaren de aangeboden kandidaat werkzaam is geweest in functies waarin de levering van werkplek hardware en daaraan gerelateerde dienstverlening centraal stond. Dit betreft de levering van producten en diensten binnen dezelfde organisatie als de organisatie waarvoor de kandidaat werkzaam is/was.
• Geef aan hoeveel jaren de aangeboden kandidaat bij een in de markt opererende partij van werkplek hardware en daaraan gerelateerde diensten werkzaam is geweest, in functies die direct zijn gerelateerd aan de leveringen van de producten en diensten.
• Geef aan in hoeveel projecten de kandidaat zelfstandig programma’s van eisen heeft opgesteld voor de levering van werkplek hardware en daaraan gerelateerde dienstverlening.
• Geef aan hoeveel projecten de kandidaat heeft meegewerkt waarin sprake was van een Europese aanbesteding, blijkend uit minimaal één en maximaal drie referentieprojecten.

Informatie

Het betreft een tijdelijke opdracht met een initiële periode met een omgang van gemiddeld 16 uur per week. De maximale vergoeding 125 euro, exclusief BTW, inclusief reis- en verblijfkosten en dienstreizen. Gedurende de gehele looptijd van de inleenovereenkomst kan er niet geïndexeerd worden. De standplaats voor deze opdracht is Hybride. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

Gesprek

Na evaluatie (eisen/wensen/prijs) worden aan de hand van de ranking in Mercell Source-to-Contract één of meerdere (in de regel drie) kandidaten uitgenodigd voor het gesprek. Deze ranking wordt niet meegenomen in de beoordeling van het gesprek: het gesprek is uiteindelijk doorslaggevend. 
In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek. 
Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat op het afgesproken tijdstip aanwezig is. Als de kandidaat, zonder voorafgaande afmelding, op de door ons gecommuniceerde datum en tijdstip afwezig is, kan dit leiden tot uitsluiting van de procedure.
Als u binnen zeven werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen voor een gesprek (via Mercell S2C, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt.

Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen?

Een onderdeel van de procedure is een formele inschrijving op het Online Marktplaats (OP) van Support Overheid Realisatie door middel van het platform van Mercell Source-to-Contract 
Deze inschrijving is noodzakelijk in verband met Europese wet & regelgeving waar Support Overheid Realisatie aan moet voldoen. Deze inschrijving is eenmalig.
De gepubliceerde offerteaanvraag op Mercell S2C & Admin met aanbestedingsnummer T167914is leidend boven elders gepubliceerde documenten. De eisen en wensen zijn bij eventuele discrepanties leidend boven het gestelde in de profieltekst.
De offerteaanvraag staat in het vakgebied categorie 6: ICT Ontwikkeling en Beheer

Voorgenomen planning

• Verzending offerteaanvraag: maandag 18 augustus 2025
• Uiterste datum stellen vragen via Mercell Source-to-Contract maandag 25 augustus 2025, 12:00 uur
• Uiterste datum tot registratie
  Deze registratie wordt behandeld door Mercell Source-to-Contract2 dagen voor sluitingsdatum)
• Uiterste datum tot kwalificatie
  Deze aanvraag wordt behandeld door Support OverheidRealisatie (OP@Support Overheid.nl, dag voor sluitingsdatum)
• De deadline om te Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen op de opdracht: maandag 1 september 2025, 12:00 uur
• Geplande datum eerste gesprek:maandag 8 september 2025 tussen 13.00 en 17.00 uur uur
• Eventueel tweede gesprek: nader te bepalen

U kunt uw belangstelling uitsluitend kenbaar maken via het OP (Online Marktplaats) waarvan Support Overheid Realisatie gebruik maakt. 
De stappen om te kunnen Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen op uitvragen zijn in grote lijnen als volgt:

• Registreer bij Mercell Source-to-Contract
• Selecteer een kwalificatie/vakgebied en klik op accepteer om toegang te krijgen tot de aanvraag
• Rond de inschrijving af door de vragen te beantwoorden, het invullen van het verplichte Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Daarna kunt u uw aanmelding in sturen door op verzenden te klikken.
• Na beoordeling van uw verzoek tot kwalificatie (enkele dagen), wordt deze opdracht (en eventuele andere openstaande uitvragen) aan u toegezonden. U kunt hierop Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen en uw aanbieding, CV en motivatie insturen.

Mocht u vragen hebben omtrent het inschrijven in Mercell S2C, kunt u mailen naar OP@Support Overheid.nl.
Indien u binnen 7 werkdagen na sluitingstermijn geen uitnodiging ontvangen heeft voor een selectiegesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt. De uitnodiging voor de selectiegesprekken wordt via Mercell S2C verstuurd en het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat ook op het genoemde tijdstip aanwezig is.