Specialist Rijkspas backoffice

Job Description

Startdatum: 01-12-2025
Einddatum: 31-03-2026
Standplaats: Rotterdam
Uren per week: 36

Optie tot verlenging : ja tot een maximale inzet van 24 maanden.

Opdracht omschrijving

Opdracht omschrijving
De Dienst Facility Management (FM) maakt onderdeel uit van het Opdrachtgeverdienstencentrum (PDC). Binnen de dienst FM bestaat het programma Fysieke Toegangsbeveiliging (FTB). Een belangrijke doelstelling binnen dit programma is één landelijke toegangspas voor de gehele Opdrachtgever. De Opdrachtgever heeft ervoor gekozen om hiervoor aan te sluiten bij de Rijkspas. De Rijkspas is een multifunctionele smartcard voor de Nederlandse rijksoverheid. Ze wordt ingezet als interdepartementaal legitimatiebewijs, authenticatiemiddel en toegangspas tot gebouwen en systemen. Binnen het programma FTB worden door het project Focusgebied 2 de voorbereidingen getroffen om de Rijkspas landelijk binnen de Opdrachtgever te implementeren. Het project bevindt zich nu in de voorbereidende fase op deze uitrol. Het project zoekt momenteel een Backoffice Coördinator ten behoeve van de ondersteuning voor, tijdens en ná de uitrol van de Rijkspas per Opdrachtgever-eenheid.De specialist voert de rol uit van Specialist Rijkspas backoffice voor de Uitrol Rijkspas en is verantwoordelijk voor het zelfstandig organiseren, coördineren en opleveren van backofficeprocessen rondom de landelijke uitrol van de Rijkspas wat deel is van het landelijke programma Fysieke (toegangs-) beveiliging binnen de organisatie. Het doel is het voorbereiden, ondersteunen en beheersten van de landelijke uitrol van de Rijkspas binnen de Opdrachtgever-eenheden, van de voorbereidende fase tot en met de nazorg fase. De focus ligt op digitale en telefonische bereikbaarheid, communicatie, logistiek en administratieve borging. Deze opdracht wordt uitgevoerd op basis van zelfstandigheid, resultaten en zonder hiërarchische aansturing, conform de uitgangspunten van de Wet DBA.

Doelstelling
De specialist Rijkspas backoffice wordt ingehuurd voor de expertise die op dit moment niet in de huidige organisatie aanwezig is en werkt voor deze opdracht aan twee doelstellingen: Doelstelling 1 Het zelfstandig coördineren van alle backofficeprocessen rondom de landelijke uitrol van de Rijkspas, inclusief het borgen van digitale en telefonische bereikbaarheid, distributie van materialen en communicatie, met als doel een tijdige, uniforme en efficiënte uitrol. Deze doelstelling en resultaten worden voor de landelijke uitrol van de Rijkspas eind 2025 opgeleverd. ResultatenDe opdrachtnemer levert de volgende resultaten op:Bereikbaarheid & communicatieTelefonische bereikbaarheid via centraal nummer ingericht en geborgd.Digitale bereikbaarheid via centrale mailbox.Contactpunt voor Planon-formulieren (afspraak- en ophaallocatietooling) ingericht.Communicatie-uitingen verzorgd (waar nodig) in samenwerking met senior communicatieadviseur, incl.:Minimaal 4 geplande intranetberichten.Q&A’s en werkinstructies gepubliceerd via Blue Portal, Intranet en/of Agora.Fysiek communicatiemateriaal (posters, tafelbanners) verspreid.Logistiek & faciliteitenbeheerBestelling en distributie van uitrolmaterialen (pashouders, keycords, zipclips) via RFS uitgevoerd.Minimaal 1 ophaallocaties ingericht en ontmanteld met het uitrolteam.Ophaallocaties geregistreerd en actief in GCMS.Operationele ondersteuning & administratieAanspreekpunt Intranet voor functionele vragen en plaatsing van instructiemateriaal.Ondersteuning geboden aan uitrolteams en eenheden tijdens uitrolmomenten.Facturatie van afgenomen Rijkspassen volledig verwerkt via Smartstream.Automatische e-mailcoördinatie rondom afspraken uitgevoerd.Bestellingen van B&T passen en shredders afgerond.Monitoring & borgingToelichting en borging van het piepsysteem opgesteld en gedeeld met betrokken partijen.Doelstelling 2 Het ontwikkelen, verbeteren en duurzaam borgen van een centraal georganiseerde backofficestructuur rondom fysieke toegangsverlening binnen de Opdrachtgeverorganisatie, gericht op een robuust en toekomstbestendig Rijkspasproces. Deze doelstelling en resultaten worden aan het eind van het programma FTB, 31 december 2027, opgeleverd.ResultatenDoorontwikkeling van processen voor bereikbaarheid, communicatie en logistiek (Planon, GCMS, automatische e-mailsystemen).Structurele verbetering en uitbreiding van selfservice-informatievoorziening op intranet (Blue Portal/Agora).Uniforme werkprocessen geborgd voor toekomstige vervangrondes en nieuwe generaties Rijkspassen.Jaarlijks minimaal één evaluatie met verbetervoorstel op het gebied van klantgerichtheid en logistieke efficiëntie.Functioneel aanspreekpunt en procesadviseur voor doorontwikkeling van het Rijkspasbeleid binnen de backofficeketen.

Verantwoordelijkheden:
Het coördineren van de voorbereidingen en uitrol van het Rijkspas-project:Verantwoordelijk voor het zelfstandig plannen en organiseren van de voorbereidende werkzaamheden voor de uitrol, inclusief het coördineren van het uitrolteam en het identificeren van noodzakelijke resources voor een succesvolle implementatie.Het inrichten en optimaliseren van de backoffice:Zelfstandig inrichten en verbeteren van de backofficestructuur, inclusief het identificeren van procesverbeteringen en het coördineren van de uitbreiding van het backofficeteam, indien nodig, op basis van de voortgang van het project.Het ontwikkelen van een centrale backofficefunctie:Het opzetten en optimaliseren van een centrale backoffice, waarbij zelfstandig processen worden ingericht voor het verzamelen, onderhouden en afhandelen van meldingen, vragen, klachten en speciale aanvragen met betrekking tot het pas-systeem. Hierbij ligt de nadruk op het verbeteren van de servicekwaliteit en efficiëntie.Het verbeteren van het proces voor de controle van id-scans:Het ontwerpen en implementeren van een proces voor de controle van binnengekomen id-scans die nodig zijn voor het aanvragen van een pas, met als doel een tijdige en correcte afhandeling van aanvragen.Het ontwikkelen van administratieve processen voor correcte pasvertrekking:Het opzetten en verbeteren van administratieve processen voor het registreren van medewerkers en het waarborgen van de nauwkeurigheid en efficiëntie van het pasverstrekkingsproces, waarbij er ruimte is voor optimalisatie en verbetering van de werkmethoden.Het waarborgen van telefonische en digitale bereikbaarheid:Het zelfstandig coördineren en optimaliseren van de telefonische en digitale bereikbaarheid van de backoffice, met als doel de beschikbaarheid en service te verbeteren en te waarborgen dat alle communicatie efficiënt en effectief wordt afgehandeld.Het ontwikkelen van administratieve processen voor aanpassingen naar de Rijkspas beheerorganisatie:Het opzetten en verbeteren van administratieve processen voor het bijhouden van wijzigingen en aanpassingen in het Rijkspas-systeem en het borging van de administratieve processen naar de beheerorganisatie, waarbij je verantwoordelijk bent voor het tijdig en correct doorgeven van wijzigingen.

Planning
Start publicatie: 07-10-2025
Vragenstellen tot (NVI): 09-10-2025 09:00
Beantwoording vragen: 09-10-2025
Offertes indienen tot: 14-10-2025 10:15
Beoordeling offertes (vanaf): 14-10-2025
Verwachte terugkoppelingsdatum: 30-11-2025

Meer informatie en offerte uit brengen is mogelijk nadat u bent toegelaten als leverancier.
Om een verzoek tot toelating tot één of meerdere categorieën te kunnen indienen, moet u verplicht CV template gebruiken (deze is op te vragen in reactie op deze opdracht).
Registreren