Medewerker recordbeheer

Gemeente Tytsjerksteradiel

Standplaats: Burgum

Aanvang uitvoering opdracht: 25-08-2025

Einddatum opdracht: 31-12-2025

Uren per week: 24 uur per week

Opdracht omschrijving

Binnen het team Interne Diensten van de gemeente Tytsjerksteradiel zij wij op zoek naar een enthousiaste medewerker recordbeheer!

Als medewerker recordbeheer draag je bij aan het zorgvuldig en efficiënt beheren van informatie en archieven binnen de gemeente. Je zorgt dat bewaar- en beheerprocessen correct worden uitgevoerd, en je bent verantwoordelijk voor de bewaring, selectie, vernietiging en overbrenging van documenten. Je ondersteunt procesverbeteringen en helpt gebruikers bij hulpvragen over ons zaaksysteem Liber. 

Deze functie is ingeschaald in schaal 8 cao Gemeenten.

De aard en inhoud van deze opdracht brengt met zich mee dat er vanuit de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) er een risico bestaat dat er sprake is van een fictieve dienstbetrekking. Zelfstandigen zonder personeel (ZZP’ers, maar ook BV’s met enkel een directeur-grootaandeelhouder) kunnen om deze reden niet (rechtstreeks) inschrijven op deze opdracht. Als een zelfstandige zonder personeel of een BV met enkel een directeur-grootaandeelhouder zich inschrijft leidt dit uitsluiting tot van de opdracht. 

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beschikbaar en toegankelijk maken van onze informatie en archief uit gemeentelijke en private archieven. Je hebt een passie voor cultuur- historisch archiefmateriaal en zorgt ervoor dat het optimaal bewaard en eenvoudig vindbaar is en blijft. Ook speel je een belangrijke rol bij het adviseren over zaken als openbaarheid, permanente bewaring en gegevensvernietiging.

Op hoofdlijnen gaat het om de volgende rollen en taken:

• Je beoordeelt, registreert en scant inkomende post en distribueert digitale exemplaren naar de juiste afdelingen of personen;
• Je scant papieren documenten (back-log) om deze duurzaam beschikbaar te maken in ons DMS/RMA;
• Je bewaakt de toegankelijkheid, volledigheid en correctheid van de (zaak-)dossiers en zorgt dat ze beschikbaar zijn voor bevoegde medewerkers;
• Je zorgt voor een veilige en duurzame opslag van documenten;
• Je beheert documenten op een wijze dat ze gebruikt kunnen worden wanneer dat is vereist;
• Je beantwoordt interne en externe informatieverzoeken;
• Je adviseert collega’s over documentbeheer en bewaring en levert een bijdrage aan het opstellen van informatiebeheerbeleid;
• Je draagt bij aan het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer;
• Je bepaalt welke documenten bewaard moeten blijven en welke vernietigd mogen worden, op basis van de geldende wet- en regelgeving (bijv. Archiefwet);
• Je bepaalt welke documenten overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats;

Reageer 2 dagen voor sluiting publicatie (en ontvang meer details, wensen en eisen!)