Kundige Programmaondersteuner
Job Description
tarief: €80,- I uren per week: 32 -36 uur uur I
DEADLINE 27 May 2025 (reageer 2 dagen hiervoor)
ZZP directe inhuur of ZZP-detachering? ZZP-opdracht
VO202521628 I 1e looptijd 6 maanden I MBO I categorie: Interne Dienstverlening I type: Directie & Bestuur (hoger management)
Kundige Programmaondersteuner
Opdracht
Op 27 maart 2025 hebben Hilversum en Wijdemeren besloten tot bestuurlijke samenvoeging van beide gemeenten. Eerder is al besloten om de ambtelijke organisaties van Wijdemeren en Hilversum per 1 januari 2026 samen te voegen.
De komende periode wordt gewerkt aan de ambtelijke samenvoeging en de bestuurlijke samenvoeging. Voor de programmaorganisatie zijn de gemeenten per 1 juni 2025 op zoek naar een programmaondersteuner. In de rol van programmaondersteuner ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van dit project in de breedste zin van het woord en specifiek voor de twee programmamanagers.
Als programmaondersteuner ben je de rechterhand van de programmamanagers en ondersteun je de projectleiders in het programma. Samen creëren en houden jullie overzicht over de voortgang van het programma. De belangrijkste toegevoegde waarde lever je door:
Goed agendabeheer van programmanagers, projectleiders en het maken van afspraken met opdrachtgevers en bestuurders in beide gemeenten.
Het opstellen van agenda’s en verslaglegging van overleggen binnen het programma.
Het op orde houden van de programma-administratie.
Je thuis voelen in MS Teams en het meebrengen van goede contacten binnen Hilversum en Wijdemeren zijn belangrijke vereisten.
In de rol van programmaondersteuner ben je verantwoordelijk voor:
Sparringspartner voor de programmamanagers: meedenken met/adviseren van de programmamanagers over te organiseren overleggen/afspraken en het bijhouden van de projectadministratie, knelpunten signaleren en ondersteuner in de breedste zin van het woord.
Plannen en organiseren van vergaderingen voor projectteam en projectleider: voorbereiden van agenda’s voor overleggen en vastleggen van actie- en besluitenlijsten;
Voorbereiding ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsproces: samenstellen van agenda’s;
Bewaken planning: zicht houden op de deadlines, herinneren van teamleden aan acties, overzicht houden op gemaakte afspraken;
Administratie en archivering: aanmaken van verplichtingen, afhandelen van facturen, bijhouden van stukkenstroom in iBabs (programma waarmee de gemeente werkt) voor bestuurlijke overleggen; verzorgen van een goede archivering.
Faciliteren en organiseren bijeenkomsten: voor kleine en grote bijeenkomsten met collega’s.
Het programmateam, waar de programmamanagers en programmaondersteuner onderdeel van uit maken, is divers samengesteld met zowel medewerkers van de gemeente Hilversum als medewerkers van de gemeente Wijdemeren. Daarnaast wordt het projectteam aangevuld door expertise vanuit o.a. communicatie en financiën.
Van de programmaondersteuner wordt regelmatige aanwezigheid in Wijdemeren en Hilversum bij fysieke overleggen verwacht.
Vereisten/ knock-outcriteria (te beoordelen door Administratief bureau Select en Admin)
1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
2. Aantoonbare werkervaring met MS Office en MS-Teams (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv);
3. Aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke overheidsinstelling;
4. Aantoonbare werkervaring met Ibabs (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv);
5. Bereid om op locatie te werken minimaal 24 uur;
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als managementondersteuner of programmasecretaris binnen een overheidsinstelling;
7. Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer.
Gunningscriteria te beoordelen door Administratief bureau Select en Admin (weging, totaal 100 punten)
8. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau (30 punten);
9. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als project- /programmasecretaris of ondersteuner van het bestuur/college van een gemeentelijke organisatie (30 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met het plannen, organiseren én voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten (15 punten);
11. Uiterlijk beschikbaar per maandag 15 juni 2025 voor minimaal 32 uur gedurende de hele opdracht, inclusief verleggingen (15 punten);
12. Kandidaat beschikt aantoonbaar over een netwerk in Wijdemeren of Hilversum (10 punten).
REAGEER! Ben jij het ZZP-talent dat perfect geschikt is voor deze Verse Opdracht? Reageer dan direct: omschrijf in je reactie heel goed hoe jij denkt te voldoen aan de wensen en eisen van deze opdracht denkt te voldoen. Met name vergelijkbare werkervaring is erg belangrijk. Zorg er ook voor dat dit te verifiëren is, in jouw CV. (Copy paste eventueel de tekst hieronder en vul aan). Bij reactie ga je er mee akkoord dat wij je voorstellen bij de opdrachtgever en bij succes, onze fee’s (no cure no pay: 7,5% ZZP bemiddeling, 15% voor ZZP detachering). Als je wilt dat wij je ook voorstellen op soortgelijke opdrachten, zet dat er dan bij.
Eisen (=voorbeeld, check de tekst op volledigheid!)
en besluitenlijsten; Voorbereiding ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsproces: samenstellen van agenda’s; Bewaken planning: zicht houden op de deadlines, herinneren van teamleden aan acties, overzicht houden op gemaakte afspraken; Administratie en archivering: aanmaken van verplichtingen, afhandelen van facturen, bijhouden van stukkenstroom in iBabs (programma waarmee de gemeente werkt) voor bestuurlijke overleggen; verzorgen van een goede archivering. Faciliteren en organiseren bijeenkomsten: voor kleine en grote bijeenkomsten met collega’s. Het programmateam, waar de programmamanagers en programmaondersteuner onderdeel van uit maken, is divers samengesteld met zowel medewerkers van de gemeente Hilversum als medewerkers van de gemeente Wijdemeren. Daarnaast wordt het projectteam aangevuld door expertise vanuit o.a. communicatie en financiën. Van de programmaondersteuner wordt regelmatige aanwezigheid in Wijdemeren en Hilversum bij fysieke overleggen verwacht. Vereisten/ knock A Ik voldoe hier aan door…(beargumenteer) B Dit is te verifieren in mijn CV, bij..
outcriteria (te beoordelen door Administratief bureau Select en Admin) A Ik voldoe hier aan door…(beargumenteer) B Dit is te verifieren in mijn CV, bij..
Wensen (=voorbeeld, check de tekst op volledigheid!)
Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau (30 punten); A Ik voldoe hier aan door…(beargumenteer) B Dit is te verifieren in mijn CV, bij..
Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als project- /programmasecretaris of ondersteuner van het bestuur/college van een gemeentelijke organisatie (30 punten); A Ik voldoe hier aan door…(beargumenteer) B Dit is te verifieren in mijn CV, bij..
Aantoonbare werkervaring met het plannen, organiseren én voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten (15 punten); A Ik voldoe hier aan door…(beargumenteer) B Dit is te verifieren in mijn CV, bij..
